Custom Rich-Text Page

เลขานุการบริหาร

หน่วยที่   5

การวางแผนและจัดสำนักงาน

เนื้อหา

                   การดำเนินการธุรกิจทุกประเภทไม่ว่าจะมีขนาดใดหรือตำแหน่งใดก็ตาม  ย่อมหนีงานในสำนักงานไม่พ้น  เพราะสำนักงานจะแทรกอยู่ในทุกแห่งทุกระดับ  สำนักงานเป็นเสมือนที่รวมของกิจกรรมทุกอย่าง  การปฏิบัติงานในสำนักงานอาจไม่ราบรื่นหรืออาจปั่นป่วน  โกลาหล  ไม่เป็นระเบียบหรืออาจเรียบร้อย  สงบเงียบและส่งผลไปถึงการดำเนินธุรกิจ  การมีกำไรหรือขาดทุน  จึงขึ้นอยู่กับ  "การวางแผนผังและการจักสำนักงาน"  หรือการบริหารสำนักงานเป็นสำคัญ ฉะนั้น  เป้าหมายของธุรกิจทุกประเภทจึงมุ่งไปที่ปัญหา  คือ  ต้องการวางแผนในการจัดผังสำนักงานและจัดสำนักงานให้น่าอยู่เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากที่สุด  ด้วยวิธีที่ดีที่สุดหรืออีกนัยหนึ่ง  ก็คือ  ควรจัดระบบการปฏิบัติงานในสำนักงานอย่างไร  จึงจะมีประสิทธิภาพและส่งผลดีต่อธุรกิจของบริษัท

5.1    การวางแผนสำนักงาน

         ความหมายคำว่า  "สำนักงาน"

         คำว่า  "สำนักงาน"  พจนานุกรมไทยได้ให้ความหมายไว้ดังนี้ว่า

         สำนักงาน  หมายถึง  ที่พัก  ที่อาศัย  ที่ทำการ  สถาบัน

         สำนักงาน  หมายถึง  ที่ทำการ  อาคารที่ใช้เป็นที่ทำงาน

         สำนักงาน  (Office)  ตามพจนานุกรมอังกฤษ  ได้ให้คำนิยามไว้  3  ประการ  คือ

         1.  หน้าที่  ความรับผิดชอบหรือตำแหน่งที่เกิดขึ้นจากการใช้อำนาจของรัฐบาลเพื่อสาธารณประโยชน์  สถานที่ที่มีกิจกรรมเหล่านี้ปฏิบัติอยู่ก็ถือว่าเป็นสำนักงานตามความหมายนี้

         2.  สถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานของเจ้าหน้าที่รัฐบาล  กิจกรรมต่าง  ๆ  ที่เกิดขึ้นในสำนักงานในกรณีนี้ได้แก่  การให้คำแนะนำปรึกษา  การเก็บและการบันทึกเอกสารและงานเสมือน  เป็นต้น

         3.  ศูนย์สั่งการของธุรกิจหรอองค์การต่าง  ๆ  สถานที่ที่ใช้ในการบริหารหรือสั่งการทั้งของธุรกิจรัฐบาล  หรือรัฐวิสาหกิจก็ถือว่าเป็นสำนักงานตามความหมายนี้

         ตามแนวความคิดของ  Lewis  Keeling  ได้ให้ความหมาย  สำนักงาน  (Office)  ไว้ว่า  หมายถึง  "สถานที่ที่มีการโต้ตอบจดหมาย  การจัดเตรียมแบบฟอร์มและรายงาน  การจัดเก็บเอกสารและการบริหารเอกสาร  ซึ่งงานเหล่านี้เป็นหน้าที่ของพนักงานพิมพ์ดีด  เลขานุการ  ผู้จัดเก็บเอกสาร  พนักงานทำบัญชี  ผู้ใช้เครื่องใช้สำนักงาน  ผู้ควบคุมและผู้จัดการสำนักงาน

         การวางผังสำนักงานจะทำเมื่อได้ตัวอาคารเป็นสำนักงานแล้ว  ก่อนที่จะเข้าไปใช้ประโยชน์จากพื้นที่เหล่านั้น  จำเป็นต้องจัดสถานที่ทำงานโดยการวางแผนผังสำนักงานไว้ล่วงหน้าเสียก่อน  เพื่อกำหนดว่าหน่วยงานใดควรจะตั้งอยู่  ณ  ตำแหน่งใดของพื้นที่ที่มี  และต้องคำนึงถึงประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานเป็นหลัก  การจัดแผนผังสำนักงานจะช่วยให้เส้นทางเดินของงานเป็นไปโดยเหมาะสม  พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ  รวดเร็ว  สะดวก  และประหยัดค่าใช่จ่าย 

ความหมายของการวางผังสำนักงาน

                   การจัดแผนผังสำนักงาน  (Office  Layout)  มีผู้ให้ความหมายของการจัดการแผนผังสำนักงานไว้  ดังนี้

                   1.  การจัดแผนผังสำนักงาน  คือ  การจัดบรรทัดวัสดุอุปกรณ์ต่าง  ๆ  ให้เหมาะสมกับเนื้อที่ที่มีอยู่เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุด  โดยให้มีความสัมพันธ์ระหว่างวัสดุ  อุปกรณ์  เพื่อให้แลดูสวยงามและเป็นระเบียบ

                 2.  การจัดแผนผังสำนักงานนั้นเป็นการนำเอาระบบการควบคุมสำนักงานมาไว้  โดยผู้ปฏิบัติงานทุกคนมีความสบายใจประทับใจ  ถึงแม้จะมีผู้ร่วมปฏิบัติงานกันอย่างหนาแน่นก็ตาม  เป็นการนำเอาเนื้อที่ที่มีอยู่  กำลังคน  เครื่องเฟอร์นิเจอร์  การไหลของงาน  ความสัมพันธ์ภายในระหว่างผู้ปฏิบัติงานกับแผนกต่าง  ๆ   มารวบรวมขึ้นเพื่อวางแผนในการออกแบบให้แก่รูปร่าง  โครงสร้าง  กลไกต่าง  ๆ  รวมทั้งการใช้วัสดุ  เฟอร์นิเจอร์  และเครื่องมืออำนวยความสะดวกต่าง  ๆ  ให้เป็นไปตามความปรารถนาสูงสุดทั้งในปัจจุบันและอนาคต

                3.  การจัดแผนผังสำนักงานนั้น  หมายความถึง  การจัดโต๊ะ  เครื่องจักรและเครื่องมือต่าง  ๆ  เพื่อให้งานมีประสิทธิภาพ  การจัดสำนักงานที่ไม่ดีจะมีผลกระทบกระเทือนต่อการดำเนินงานและประสิทธิภาพของการทำงาน

                4.  การจัดแผนผังสำนักงาน  "เป็นการจัดวัสดุ  อุปกรณ์และส่วนประกอบต่าง  ๆ  ภายในสำนักงานให้เหมาะสมกับพื้นที่ที่มีอยู่  ส่วนการบริหารพื้นที่นั้นเป็นเรื่องของงานบังคับบัญชาและการควบคุมดูแล  การใช้ประโยชน์จากพื้นที่  เพื่อให้เกิดผลผลิตและประสิทธิภาพสูงสุดโดยใช้ต้นทุนต่ำ

                   กล่าวอีกนัยหนึ่ง  การจัดแผนผังสำนักงานเป็นกิจกรรมหนึ่งของการบริหารพื้นที่  ซึ่งมีความหมายสัมพันธ์กันสามารถสรุปได้  ดังนี้

                   1.  การจัดแผนผังสำนักงานเป็นเรื่องการจัดสิ่งที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงานไม่ว่าจะเป็นเฟอร์นิเจอร์  เครื่องมือเครื่องใช้  กำลังคน  ระบบการทำงานให้เหมาะสมกับเนื้อที่ที่มีอยู่โดยใช้ให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากที่สุด  สะดวก  รวดเร็วที่สุด  เสียค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด  รวมทั้งสิ้นเปลืองเวลาน้อยที่สุดด้วยส่วนของการบริหารพื้นที่จะกล่าวถึงการวางแผน  การจัดแผนผัง  การปฏิบัติและควบคุมสิ่งต่าง  ๆ 

                   2.  การจัดแผนผังสำนักงานเป็นกิจกรรมหนึ่งของการบริหารพื้นที่สำนักงาน

                   3.  ในปัจจุบันจะใช้คำว่า  "การบริหารพื้นที่"  แทนคำว่า  "การจัดแผนผังสำนักงาน"  เพาระมีความหมายที่สมบูรณ์กว่า  แต่อย่างไรก็ตามคำว่า  "การจัดแผนผังสำนักงาน"  และคำว่า  "การบริหารพื้นที่"  สามารถใช้แทนกันได้  เนื่องจากมีความหมายใกล้เคียงกัน

                   4.  การจัดแผนผังสำนักงาน  เป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง  เมื่อมีความจำเป็นที่เกิดขึ้นแต่การริหารพื้นที่เป็นกิจกรรมที่ต้องทำต่อเนื่องกันไปและเป็นลักษณะของการบริหาร

                   วัตถุประสงค์ของการบริหารพื้นที่ในสำนักงานและการจัดแผนผังสำนักงาน

                   การบริหารพื้นที่และการจักแผนผังสำนักงานมีวัตถุประสงค์  ต่อไปนี้

                   1.  เพื่อจัดให้มีพื้นที่ในสำนักงานที่เพียงพอและประโยชน์ได้มากที่สุด

                   2.  เพื่อให้บุคลากร  ลูกค้าและผู้มาติดต่อและสะดวกสบายและเกิดความพอใจ

                   3.  เพื่อให้การไปไหลของงานมีประสิทธิผลและประหยัดต้นทุน

                   4.  เพื่อกำหนดตำแหน่งของงานให้เหมาะสมกับวิธีปฏิบัติละมีระบบหมุนวัยนของงานที่มีประสิทธิภาพ

                   5.  เพื่อให้ใช้ประโยชน์จากการใช้พื้นที่ร่วมกับปัจจัยสิ่งแวดล้อมต่าง  ๆ  เช่น  แสงสว่าง  เสียง  สี  และอากาศ  เป็นต้น

                   6.  เพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นในการปรับปรุง  เปลี่ยนแปลงการจัดแผนผังสำนักงานและการขยายปริมาณงานในอนาคต

                   7.  เพื่อให้เกิดการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล  สะดวกรวมเร็ว

                   8.  เพื่อการตรวจสอบแผนการบริหารพื้นที่และได้มีการปรับปรุงเมื่อมีความจำเป็น

                   9.  เพื่อให้สะดวกต่อการควบคุมบังคับบัญชา

                  10.  เพื่อให้เกิดความสัมพันธ์ที่เหมาะสมระหว่างเครื่องใช้และบุคลากรในแต่ละขั้นตอนของงาน

                   มูลเหตุที่มีการจัดแผนผังสำนักงานและการบริการพื้นที่สำนักงาน

                   สาเหตุที่ต้องมีการจัดแผนผังสำนักงานและการบริหารพื้นที่สำนักงาน  ดังนี้

                   1.  ราคาของเนื้อที่ที่จะใช้เป็นสำนักงานมักมีราคาแพงหรือมีความต้องการเนื้อที่ในการทำงานมากขึ้นหรือเพราะมีการขยายงานหรือต้องการเปลี่ยนแปลง

                   2.  ความยุ่งยากในการทำงานเพิ่มขึ้นหรือเมื่อเกิดมีการเปลี่ยนแปลงย้ายสำนักงานเพื่อปรับปรุงสำนักงาน

                  หลักทั่วไปในการจัดแผนผังสำนักงานและการบริหารพื้นที่ในสำนักงาน

                  หลักเกณฑ์ทั่วไปมีดังนี้

                    1.  ลดการติดต่อสื่อสารที่ไม่จำเป็น  ให้สายทางเดินของงาน  (Work  flow)  ตรงไปข้างหน้าในลักษณะเส้นตรงหรือเป็นรูปวงกลม  เป็นรูปตัว  U  หรือ  L  เพื่อลดการเคลื่อนไหวอันไม่จำเป็นของบุคคลและของงาน  คือ  ไม่ทำงานเดินวกวนกลับไปกกลับมา

                   2.  บริเวณห้องโถงขนาดใหญ่จะดีกว่าห้องขนาดเล็ก  เพราะการควบคุมบังคับบัญชาจะทำได้ง่ายการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลรวดเร็วขึ้น

                   3.  ม่าน  ฉากกั้นหรือฝากั้นที่เคลื่อนไปจะดีกว่าผนังถาวร  เพื่อสะดวกในการเปลี่ยนแปลงปรับปรุงต่อไป

                   4.  หลักการใช้พื้นที่ควรจะมีการใช้อย่างประหยัด  โดยถือหลักว่า  ไม่ทำให้พื้นที่ดูแลคับแคบให้กีดขวางทางน้อยที่สุด

                       5.  สำนักงานที่จำเป็นต้องติดต่อกับบุคคลทั่วไป  เช่น  ฝ่ายจัดซื้อ  ฝ่ายขาย  ฝ่ายบุคลากร  ก็ควรจัดให้อยู่ในที่ที่สะดวกในการติดต่อ  ส่วนสำนักงานที่ต้องอาศัยความสงบและสมาธิในการทำงาน  เช่น  งานบัญชี  คอมพิวเตอร์  ควรจัดไว้ในที่สงบไม่มีคนพลุกพล่าน

                   6.  การจัดสรรพื้นที่  ควรยึดหลักการไหลเวียนของงานและความเกี่ยวข้องของงาน  แผนกการเงินและบัญชีควรอยู่ติดกัน  ฝ่ายประสัมพันธ์ควรอยู่ทำเลที่ติดต่อได้ง่ายที่สุด

                      7.  การคาดคะเนความต้องการด้านสถานที่ในอนาคต  ควรจะทำพร้อม  ๆ  กันกับการคาดคะเนยอดขายและนำมาเปรียบเทียบกัน

                      8.  หน่วยงานที่เป็นศูนย์บริการให้ฝ่ายต่าง  ๆ  ควรอยู่ในตำแหน่งใกล้เพื่อให้ความสะดวกแก่หลายฝ่าย  โดยเฉพาะบุคลากรที่เกี่ยวข้องโดยตรง

                  9.  งานที่คล้อยคลึงกันหรืองานที่ต้องติดต่อสื่อสารกันบ่อย  ควรอยู่ใกล้กัน  เพื่อลดเวลาและระยะทางในการติดต่อ

                   10.  เฟอร์นิเจอร์และวัสดุอุปกรณ์ควรจัดไว้เป็นแนวเส้นตรง  เพื่อความเป็นระเบียบและเพื่อให้การไหลของงานเป็นเส้นตรง

                 11.  ควรมีว่างเหลือพอสมควรสำหรับงานที่จะเพิ่มขึ้นและสำหรับความสะดวกสบายของพนักงาน

                 12.  ขนาดของเฟอร์นิเจอร์และวัสดุอุปกรณ์  ควรเตรียมไว้เพื่อมีการขยายงานขึ้นในอนาคต

                 13.  ช่องทางเดินระหว่างที่นั่งควรมีความกว้างพอที่คนจะเดินผ่านโดยที่ไม่เดินกระทบโต๊ะพนักงาน

                 14.  พนักงานควรนั่งหันหน้าไปทางเดียวกันและให้ผู้บังคับบัญชานั่งอยู่ด้านหลังคุมลูกน้อง

                 15.  ไม่ควรจัดโต๊ะพนักงานหันหน้าเข้าหาแสงสว่าง  ควรให้แสงสว่างมาจากด้านบน  ด้านข้างหรือด้านหลังของพนักงาน

                 16.  ควรจัดหน่วยงานที่ต้องใช้เสียงดังไว้ในสถานที่ที่เก็บเสียง  เพื่อมาให้รบกวนสมาธิของผู้อื่น

                 17.  พนักงานที่ต้องทำงานโดยใช้สมาธิควรจะอยู่ในห้องกึ่งส่วนตัวหรือส่วนตัว

                  18.  พนักงานที่ต้องติดต่อกับคนจำนวนมากหรือทีหน้าที่ประสัมพันธ์  ควรจะอยู่ในที่ที่จะพบปะติดต่อได้ง่าย

                 19.  มีแสงสว่าง  เครื่องปรับอากาศ  สี  ที่เหมาะสม

                 20.  ควรจัดให้มีห้องพักผ่อนและสโมสร  เพื่อให้พนักงานได้พบปะ  พูดคุยกันเมื่อเวลาพักผ่อน

                   หลักการบริหารพื้นที่สำหรับบุคลากร

                   จำนวนบุคลากรทั้งในปัจจุบันและอนาคตมีส่วนที่เกี่ยวข้องกับการจัดพื้นที่  โดยมีข้อเสนอแนะในการบริหารพื้นที่สำหรับบุคลากร  ดังนี้

                     1.  ห้องทำงานส่วนตัวสำหรับผู้บริหารระดับสูงควรมีขนาด  400-600  ตารางฟุต  สำหรับผู้บริหารระดับกลางควรมีขนาด  200  ตารางฟุต  สำหรับผู้ระดับธรรมดาควรมีขนาด  75-100  ตารางฟุต

                   2.  การวางแผนการบริหารพื้นที่สำนักงานโดยทั่วไปควรใช้พื้นที่  80-100  ตารางฟุตต่อหนึ่งหน่วยงานในกรณีงานเสมียนอาจใช้พื้นที่  40-80  ตารางฟุตติอหนึ่งหน่วยงานได้

                   3.  สำหรับห้องโถงขนาดใหญ่  ควรใช้พื้นที่  10,000  ตารางฟุตสำหรับบุคลากร 80-100  คน

                   4.  ช่องว่างระหว่างโต๊ะและช่องทางเดิน  ควรใช้  10-15%  ของพื้นที่ทั้งหมดของห้อง

                   5.  ห้องประชุมต้องการ  25  ตารางฟุต  ต่อผู้เข้าประชุม  1  คน  สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมประมาณ  30  คน  และ  8  ตารางฟุตต่อผู้เข้าร่วมประชุม  1  คน  สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม  30-200  คน

                       6.  ศูนย์เก็บเอกสารต้องการใช้  6  ตารางฟุต  สำหรับขนาดตู้เก็บเอกสาร  8 *11  นิ้ว  และประมาณ  7  ตารางฟุตสำหรับขนาดตู้เอกสาร  8 ½  x 13  นิ้ว                                                   

                   7.  ศูนย์โทรศัพท์ควรใช้พื้นที่  50  ตารางฟุตต่อตำแหน่งโอเปอร์เรเตอร์  1  คน

                   หลักการบริหารพื้นที่สำหรับเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์สำนักงาน

                   ข้อเสนอแนะในการจักพื้นที่สำหรับเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์สำนักงาน  ดังนี้

                   1. ความกว้างของช่องทางเดินในการจัดควรใช้ประมาณ  5-8  ฟุต  และในกรณีที่มีการติดต่อกันน้อยควรใช้ประมาณ  3 ½  x  5 ½   ฟุต

                   2.  ความกว้างของช่องทางเดินระหว่างโต๊ะไม่ควรต่ำกว่า  36  นิ้ว

                   3.  ความกว้างระหว่างโต๊ะประมาณ  28-36  นิ้ว

                   4.  ตู้เอกสารที่หันหน้ากันต้องตั้งให้ห่างกัน  เว้นเสียแต่บุคลากรมีการรวมกลุ่มการทำงานร่วมกันซึ่งจำเป็นต้องปรึกษาหารือกัน

                   5.  การประชุมแบบเปิดเผยควรใช้พื้นที่ประมาณ             ฟุต

                   6. โต๊ะพนักงานควรหันหน้าไปทิศทางเดียวกัน  เว้นเสียแต่บุคลากรมีการรวมกลุ่มการทำงานร่วมกันซึ่งจำเป็นต้องปรึกษาหารือกัน

                   7.  ไม่ควรวางโต๊ะติดกันเกิน  1  คู่  เพื่อสะดวกในการลุกนั่งและการติดต่อสื่อสารด้านข้าง

                   8.  การจัดโต๊ะเป็นแถวตรงเพื่อให้การไหลของงานเป็นเส้นตรง  โดยพนักงานจะได้รับงานจากโต๊ะที่อยู่ด้านข้างหรือด้านหลังตน

                   9.   ตู้เอกสารควรตั้งอยู่ชิดฝาผนังหรือตั้งเป็นแนวเส้นตรง

                  10.  พนักงานที่ต้องทำงานใช้สายตา  ควรให้มีแสงสว่างเพียงพอและไม่ควรให้พนักงานหันหน้าเข้าหาแสงไฟหน้าต่างควรอยู่ด้านซ้ายของบุคคล

                   เครื่องมือในการจัดแผนผังสำนักงาน

                   โดยปกติแล้วใช้วิธีการเขียนรูปของสถานที่ที่จะปรับปรุงอย่างหยาบ  ๆ  ตลอดจนให้มีการทดลองวางโต๊ะ  เก้าอี้เครื่องใช้เครื่องมืออย่างคร่าว  ๆ  ซึ่งก็พอใช้ได้  แต่เพื่อให้งานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น  ควรจะมีเครื่องมือต่อไปนี้

                   1.  แผนผังบริเวณที่จะทำการเปลี่ยนแปลงที่ถูกมาตราส่วน

                   2.  ผังของเนื้อที่ที่จะใช้แต่ละห้องโดยมีมาตราส่วนที่แน่นอน  แสดงสถานที่ของบันได  ห้องน้ำ  ห้องโถง  ประตู  ฯลฯ

                   3.  แบบจำลองของเครื่องมือเครื่องใช้ต่าง  ๆ  ตามขนาด

                   ขั้นตอนในการจัดแผนผังสำนักงาน

                   เรื่องขั้นตอนในการจัดแผนผังสำนักงานนี้ถือได้ว่าเป็นเรื่องสำคัญ  ขั้นตอนในการจัดแผนผังสำนักงาน  มีดังนี้

                   1.  สำรวจแผนผังการจัดสำนักงานแบบเก่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน  โดยอาศัยแผนภูมิต่าง  ๆ  เช่นแผนผังของการจัดองค์การ  แผนภูมิแสดงลำดับขั้นตอนการขั้นตอนการทำงาน  แผนภูมิแสดงการเคลื่อนไหวในการทำงาน

                   2.  สำรวจระบบงานที่จะต้องกระทำที่อาจจะเพิ่มขึ้นในอนาคต

                   3.  กำหนดเส้นทางการเคลื่อนที่หลักภายในสำนักงาน

                   4.  กำหนดงานประจำที่เป็นส่วนสำคัญ

                   5.  สำรวจจำนวนพนักงานและความต้องการของพนักงานแต่ละคนว่าต้องใช้เนื้อที่เท่าใด

                   6.  สำรวจเครื่องมือเครื่องใช้และเฟอร์นิเจอร์ต่าง  ๆ

                   7.  กำหนดเนื้อที่ตามความต้องการของแต่ละแผนก  รวมทั้งห้องอาหาร  ห้องโถง  ห้องน้ำ  ห้องพัสดุ

                   8.  จัดการแบ่งเนื้อที่ไม่คำนึงถึงบุคคลใดเป็นส่วนตัว

                   9.  ปรึกษากับหัวหน้างานต่าง  ๆ  และรวมกันกำหนดตำแหน่งงาน  เช่น  ห้องรับแขก  ห้องประชุมและห้องทำงานส่วนตัว

                  10.  ต้องเขียนภาพหรือแบบพิมพ์เขียนจำลองทุกชนิดที่มีอยู่ในสำนักงานลงในแผนผังตัวอย่างครบถ้วนให้ถูกต้องสมบูรณ์ตามมาตราส่วน  ประมาณ       นิ้วต่อ  1  ฟุต

                  11.  ทำแบบด้วยกระดาษแข็ง  โฟม  ไม้หรือหุ่นจำลองตามมาตราส่วนของหน่วยงานทุกหน่วยและกำหนดลงไปให้ชัดเจน

                  12.  เตรียมแบบหรือหุ่นจำลองสำหรับกลุ่มพื้นฐานตามลำดับที่กำหนดไว้คร่าว  ๆ  ในแต่ละเนื้อที่ตามหลักและขั้นตอนของการจัดสำนักงาน

                  13.  ตรวจสอบแผนผังการจัดสำนักงานทั้งหมดอย่างละเอียดและแก้ไขปรับปรุงสิ่งเล็ก  ๆ  น้อย  ๆ   ตามความต้องการ

                  14.  ทำเครื่องหมายที่เหมาะสมเพื่อแสดงการไหลของงานที่สำคัญ  สายโทรศัพท์และสายไฟฟ้ารวมทั้งชื่อของพนักงานที่ประจำอยู่ในแต่ละจุดของทุก  ๆ  แผนกด้วย

                  15.  ตรวจสอบอีกครั้งหนึ่งสำหรับแผนผังที่ต่อเนื่องหรือมีความสัมพันธ์กับลำดับของกลุ่มพื้นฐานและหลังจากพิจารณาเห็นชอบตามลำดับที่แผนผังแล้ว  จึงเสนอแผนผังการจัดสำนักงานทั้งหมดไปยังผู้อำนวยการเพื่อขออนุมัติดำเนินการในขั้นสุดท้าย

                   ขนาดของเนื้อที่ในการจัดแผนผังสำนักงาน

                   ขนาดของเนื้อที่ที่จะใช้ในการจัดสำนักงานนั้น  มีส่วนสำคัญต่อการจัดสำนักงานอย่างยิ่ง  หากจัดให้ได้สัดส่วนถูกดต้องตามหลักวิชา  เป็นระเบียบเรียบร้อยแล้ว  ก็จะแลดูสวยงามและทำให้ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานได้รับความสะดวกสบาย  อีกทั้งยังสร้างบรรยายกาศในสำนักงานให้ดีขึ้น  ซึ่งเป็นผลทำให้เชื่อได้ว่าประสิทธิภาพในการทำงานจะสูงขึ้นด้วย  ในการจัดสำนักงานนั้น  ควรใช้เนื้อที่ให้เป็นประโยชน์ทุกตารางนิ้ว  ควรจัดตามหลักวิชาและประหยัด  ที่ใดเห็นสมควรรวมกันได้ก็จัดรวมกัน  ที่ใดควรขยายหรือแยกกันก็ควรแยกหรือขยายออกไป  ไม่ใช่อยู่รวมกันจนแออัดเพียงที่เดียว  ส่วนที่อื่นปล่อยให้ประโยชน์โดยเท่าเทียมกันทุก  ๆ  ส่วนของสำนักงาน

                   โดยทั่วไปเนื้อที่ของการจัดสำนักงาน  จะแบ่งออกเป็น  4  บริเวณ  คือ

                   1.  บริเวณที่เป็นที่ทำงานเอกเทศ(Private  Office)  เช่น  ห้องประชุมพิเศษ  ห้องผู้บริหารระดับต่าง ๆ 

                   2.  บริเวณที่เป็นที่ทำงานทั่ว  ๆ  ไป  (Gencral Arcea) เช่น ห้องรับรองทั่วไป ห้องธุรการและบัญชี ห้องปฏิบัติการ ห้องฝึกอบรม  ห้องโฆษณา  ห้องแสดงสินค้า  ห้องคัดจดหมาย

                   3.  บริเวณที่เป็นที่ตั้งบริการ  (Service  Area)  เช่น  ห้องอาหาร  ห้องน้ำ  ห้องพัก  ห้องรับแขก 

ห้องพยาบาล  ห้องสมุด

                   4.  บริเวณที่เป็นที่เก็บของ  (Storage  Area)  เช่น  หน่วยจัดเก็บเอกสาร  ห้องพัสดุ  ห้องเก็บสินค้า 

ห้องเครื่องมืออุปกรณ์

                   5.2  การจัดสำนักงาน

                   การจัดสำนักงาน (Office Accommodation) เป็นกิจกรรมที่มีการกำหนดสิ่งแวดล้อมการทำงานของสำนักงานถือเป็นส่วนหนึ่งการจัดองค์การ (Organizing) ซึ่งเป็นการทำงานกิจกรรมต่างๆ ในองค์การกิจกรรมที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้คือ การวางผังการใช้พื้นที่ทำงาน การเลือกทำเลและการขัดสิ่งแวดล้อมทางกายภาพ

                   วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงาน

                   1.  ทำให้สำนักงานอยู่ในสภาพที่สะอาดและเป็นระเบียนเรียบร้อย

                   2.  มีการรวมกลุ่มงานที่มีลักษณะเหมือนกันหรือคล้ายกันเข้ามารวมอยู่ในบริเวณเดียวกัน เพื่อสะดวกในการควบคุม  ดูแลและสั่งการ  รวมทั้งการเสียงรบกวน  โดยการกั้นห้องตามความจำเป็นหรือจัดกลุ่มงานให้ห่างไกลกัน

                   3.  มีการกำหนดสายทางการเดินของงานให้คล่องตัวมากขึ้น  ส่วนกำหนดเป็นเส้นตรง

                   4.  มีการกำหนดช่องทางโดยให้สะดวกปราศจากสิ่งกีดขวาง  จัดโต๊ะทำงาน  ตามลักษณะการเคลื่อนไหวของงาน  โดยลดความซับซ้อน  ยุ่งยากและพื้นที่ที่นั่งของพนักงานไม่อยู่ชิดติดกันมากเกินไป  ตู้เอกสารต้องจัดวางเป็นระเบียบ  ไม่เกะกะสิ้นเปลืองเนื้อที่สำหรับงานอื่น

                   5.  มีเครื่องมือเครื่องใช้อยู่ใกล้ผู้ใช้  สามารถหยิบใช้ได้อย่างรวดเร็ว  กำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปลดระยะทางของสายการปฏิบัติงานให้น้อยลง

                   6.  มีระบบการถ่ายเทอากาศ  แสงสว่าง  สี  อุณหภูมิในห้องทำงานให้เหมาะสมและจัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวก  เครื่องทุ่นแรง  เครื่องสุขภัณฑ์อย่างเพียงพอ  ตลอดจนมีสภาพแวดล้อมที่ดีต่อการปฏิบัติงาน

                   7.  มีการใช้ประโยชน์จากพื้นที่ในสำนักงานและวัสดุสิ่งของเครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานอย่างเต็มที่และเป็นไปโดยประหยัด

                   8.  เพื่อให้บุคลากรภายในสำนักงานทำอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดหรือจูงใจให้บุคลากรทุกระดับทำงานกันอย่างเต็มที่

                   9.  มีระบบการรักษาความรักษาความปลอดภัยแก่พนักงานอย่างเหมาะสม

                   การจักสำนักงาน  สามารถแบ่งออกได้เป็น  2  วิธี  ดังนี้

                   1.  การจัดสำนักงานแบบแบ่งแยกเป็นห้องตายตัว  (Multiple  Room) 

                        การจัดสำนักงานแบบนี้  แต่ละฝ่ายแต่ละแผนกของสำนักงานจะถูกแบ่งออกจากกัน  โดยมีห้องเป็นของตัวเอง  ซึ่งอาจอยู่ในชั้นเดียวกัน  คนละชั้นหรือมีความกว้างขวางเพียงไร  ย่อมขึ้นอยู่กับความใหญ่โตของธุรกิจนั้น

                        ข้อดีของการจัดสำนักงานแบบนี้คือ  แต่ละแผนก  แต่ละฝ่ายจะถูกจัดแบ่งเป็นสัดส่วนของมันเองโดยปราศจากการรบกวนของแผนกหรือฝ่ายอื่น  แต่ละแผนกหรือฝ่ายสามารถทำงานได้อย่างอิสระ

                        ข้อเสียของการจัดสำนักงานประเภทนี้คือ  เสียเวลาถึงแม้ว่าจะมีโทรศัพท์ภายในช่วยในการติดต่อแล้วก็ตามก็จำเป็นต้องมีการติดต่อด้วยตนเองหรือการส่งเอกสารระหว่างแผนกหรือฝ่าย  ซึ่งเป็นการเสียเวลาในการเดินทางระหว่างที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง  ไม่ว่าจะเป็นการปิดเปิดประตู  ขึ้นลงบันได  ขึ้นลงลิฟต์  ซึ่งอาจจะมีวันละหลาย  ๆ  ครั้ง  รวมแล้วเป็นการเสียเวลามากพอสมควร

                   2.  การจัดสำนักงานแบบไม่แบ่งตายตัว  (Open  Plan)

                        การจัดสำนักงานแบบนี้  แต่ละฝ่ายแต่ละแผนกของธุรกิจอาจจะอยู่ในห้องโถงใหญ่เดียวกันหมด  ซึ่งอาจจะใช้ที่กั้นเพื่อแบ่งแยกระหว่างแผนก  ซึ่งที่กั้นส่วนมากเป็นกระจกสูงเพียง  3  ฟุต

                       ข้อดีของการจัดสำนักงานประเภทนี้คือ  ไม่ค่อยเสียเวลาในการติดต่อระหว่างแผนกนอกเหนือจากนี้หัวหน้ายังควบคุมได้ง่าย  เนื่องจากสามารถมองเห็นได้ทั่วถึงหมด  ยิ่งไปกว่านั้นการจัดสำนักงานประเภทนี้ทำให้สอยเครื่องใช้สำนักงานได้มาก  เนื่องจากหลาย ๆ  แผนกหรือฝ่ายสามารถใช้เครื่องมือชิ้นเดียวกันได้

                        ข้อเสียการจัดสำนักงานประเภทนี้คือ ถ้าไม่ความระมัดระวังในการจัดเพียงพอ อาจจะทำให้                เกิดการแออัดได้  นอกเหนือจากนี้  แผนกหรือฝ่ายที่ต้องการใช้สมาธิในการทำงานอาจจะได้ยินเสียงรบกวนอยู่เป็นประจำ  เช่น  เสียงโทรศัพท์ เสียงเครื่องพิมพ์ดีด  เสียงคนสนทนา

                         สำนักงานบางแห่งอาจจะเลือกใช้ทั้งสองระบบพร้อมกันคือ  บางฝ่ายอาจแบ่งแยกแผนกฝ่ายในฝ่ายของตัวโดยใช้ระบบแบ่งแยกเป็นห้องตายตัว  แต่บางฝ่ายอาจจะรวมแต่ละแผนกเอาไว้และใช้ระบบไม่แบ่งแยกตายตัว

                         การวางใช้พื้นที่สำนักงาน

                         ปัญญาสำหรับสำนักงานหลายแห่งที่ต้องการเผชิญอยู่เสมอ ๆ คือ  การจัดวางสิ่งของต่าง ๆ ได้อย่างลงตัว  การออกแบบสำนักงานให้สวยงามและใช้ประโยชน์เนื้อที่ทุนตารางนิ้วให้หมด  เพราะทุกตารางนิ้วล้วนเป็นค่าใช้การทั้งสิ้น  การขาดความเข้าใจเรื่องที่ใช้สอย (Space)  ของเฟอร์นิเจอร์ทางเดินอุปกรณ์สำนักงาน  โดยมากเมื่อตกแต่งเรียบร้อยแล้วเพิ่งจะมารู้สึกว่าเนื้อที่หรือขนาดเฟอร์นิเจอร์ต่าง  ๆ  รอบตัวไม่เหมาะสม  เช่น  ใหญ่ไป  เล็กไป  หรือบางครั้งก็ใช้ไม่ได้เสียเลยหรือไม่ทราบว่าจะไว้ตรงไหน 

                          เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน  อุปกรณ์พื้นฐานภายในสำนักงานคือ  โต๊ะทำงานและที่เก็บเอกสาร  ดังนั้น  ก่อนที่จะออกแบบหรือซื้อเฟอร์นิเจอร์จะต้องเข้าใจขนาดการใช้งานว่า  น่าจะเป็นขนาดไหนจึงจะเหมาะกับขนาดของมนุษย์  โดยเฉพาะสำนักงานในประเทศไทย  ต้องเข้าใจขนาดของมนุษย์  (Human  Space)  ของคนไทยเราด้วยเพาระสรีระต่างกัน

                         พื้นที่ที่ใช้สอยขนาดโต๊ะทำงานตามลักษณะการทำงาน  ดังนี้

                   พื้นที่เก็บเอกสาร  แบ่งออกได้เป็น  2  ชนิด  คือ  ลิ้นชักเก็บเอกสารและชั้นเก็บวางเอกสาร

                   1.  ลิ้นชักเก็บเอกสารนั้นมีขนาดทั่วไป  คือ  กว้าง  50  เซนติเมตร  ลึก  60  เซนติเมตร

                   2.  ส่วนชั้นเก็บวางเอกสารโดยทั่วไปความลึกประมาณ  45  เซนติเมตร  ความกว้างและความสูงไม่จำกัด  แต่หากคิดว่าชั้นวางเอกสารเหล่านี้จะเอาไว้วางหนังสือเพียงอย่างเดียว  ความลึกเพียง  30  เซนติเมตร  (รวมความหนาของวัสดุที่ทำ)  ก็เพียงพอแล้ว

                   พื้นที่ว่างในการนั่ง  ยืน  เคลื่อนไหวการทำงานและติดต่อประสานงาน  มีขนาดต่าง  ๆ  กันดังนี้

                    1.  ทางเดินกลับภายในสำนักงาน   150  เซนติเมตร

                    2.  ทางเดินทั่วไป 90 เซนติเมตร

                    3.  ทางเดินย่อยไม่สำคัญ  75  เซนติเมตร

                    4.  ที่นั่งด้านข้างติดทางเดิน 90 เซนติเมตร

                    5.  ที่นั่งด้านข้างไม่ติดทางเดิน 90-137 เซนติเมตร

                    6.  ที่ว่างระหว่างลิ้นชักเอกสารคู่ 122 เซนติเมตร

                    7.  ที่ว่างด้านหน้าลิ้นชักเอกสารเดี่ยว 90 เซนติเมตร

                    8.  ที่ว่างระหว่างชั้นเอกสารคู่ 90 เซนติเมตร

                    9.  ที่ว่างระหว่างเอกสารเดี่ยว 60 เซนติเมตร

                   การเลือกทำเล

                   การเลือกทำเลที่ตั้งและตำแหน่งที่ตั้งของสำนักงาน

                   ผู้บริหารสำนักงานมักจะประสบปัญหาเกี่ยวกับการเลือกทำเลที่ตั้งและตำแหน่งที่ตั้งสำนักงานใหม่เมื่อมีความจำเป็นต้องขยายกิจการหรือขยายหน่วยงานที่มีความสัมพันธ์กับหน่วยงานเดิมอยู่แล้วดังนั้นจึงต้องเลือกสถานที่และจัดผังของสำนักงานแห่งใหม่ให้เหมาะสมกับสภาพของหน่วยงานตลอดจนการปรับปรุงระเบียบวิธีการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับการปลูกสร้าง  ถ้าเลือกที่ผิดพลาดอาจนำความเสียหายมหาศาลมาสู่ธุรกิจได้

                   เนื่องจากลักษณะเฉพาะของงานสำนักงานส่วนใหญ่ที่จะเกี่ยวข้องกับการบริหาร  (Services)  และจะต้องใช้สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง  ๆ  เช่น  ไฟฟ้า  การสื่อสาร  การคมนาคมขนส่งต่าง  ฯลฯ  ทั้งยังต้องเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับลูกค้าหรือผู้มาขอใช้บริการอย่างใกล้ชิด  การไปตั้งสำนักงานที่ห่างไกลแหล่งชุมชนการคมนาคม  การติดต่อไม่สะดวก  อาจเป็นข้อจำกัดในการประกอบธุรกิจได้  ซึ่งส่วนใหญ่นิยมเลือกที่ตั้งสำนักงานในบริเวณที่เป็นแหล่งชุมชนและมีความเจริญ  แต่บริเวณเหล่านี้มูลค่าของที่ดิน  สิ่งปลูกสร้างราคาสูงหรือถ้าใช้วิธีการเช่าอาคารเป็นสำนักงานก็ต้องใช้ต้นทุนมากเช่นกัน  ดังนั้นก่อนที่จะตัดสินใจเลือกทำเลที่ตั้งบริเวณใด  ผู้บริหารมักต้องใช้การตัดสินใจที่สุขม  รอบคอบและพิจารณาข้อมูลต่าง  ๆ  ประกอบมากมาย  เพราะการซื้อหรือการเช่าเป็นต้นทุนสูงของรายงานที่มีมูลค่าสูง  ถ้ากิจการได้ทำเลที่ตั้งที่เป็นปัญหา  ก็อาจทำให้ธุรกิจเกิดความล้มเหลวหรือมีความเจริญก้าวหน้าช้ากว่าคู่แข่งขัน

                   การเลือกทำเลที่ตั้ง  (Location)  หมายถึง  ขอบเขต  ภาค  ปริมณฑล  ประเทศหรือเมือง  ซึ่งแสดงที่โดยทั่ว  ๆ  ไปเป็นบริเวณกว้าง  โดยนักบริหารได้วางโครงการเพื่อเลือกย่านหรือริเวณเขตนั้นเพื่อที่จะนำมาทำธุรกิจ  แต่อาจยังมิได้ระบุตำแหน่งที่ตั้งที่แน่นนอนว่าจะยู่เลขที่  ถนนหรืออาคารหลังใดชั้นใด  แต่อยู่ภายในที่ตัดสินใจไว้แล้ว

ข้อพิจารณาในการเลือกทำเลที่ตั้งและตำแหน่งที่ตั้ง

                   ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการเลือกทำเลที่ตั้งสำนักงาน

                   1.  โอกาสในการปรับปรุงพื้นที่สำนักงานให้เหมาะสม  การปรับปรุงพื้นที่สำนักงานควรต้องคำนึงถึงโต๊ะเก้าอี้  เครื่องจักรและบุคลากร  ช่องว่างในสำนักงานที่เหมาะสม  การดัดแปลงช่องและโอกาสในการขยายงานการวางผังที่ตั้งสำนักงานใหม่  จะต้องคำนึงถึงการขยายตัวของปริมาณงานอย่างน้อย  5  ปี  องค์การธุรกิจส่วนใหญ่มีอัตราความเจริญในอัตราปกติ   ต้องการพื้นที่สำนักงานเพิ่มขึ้นจากเดิมประมาณ 2เท่าสำหรับทุกระยะ 10 ปี

                  2.  สิ่งอำนวยความสะดวกของอาคาร  สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ได้แก่  อุปกรณ์สำนักงานทางเข้าลิฟต์ บันได โทรศัพท์ เครื่องปรับอากาศ ฟ้าไฟ น้ำประปา การควบคุมเสียง การป้องกันอัคคีภัย และอื่น ๆ ปัจจัยเหล่านี้มีอิทธิพลต่อประสิทธิภาพในการทำงาน

                 3.  ความใกล้ชิดระหว่างตัวอาคารสำนักงานปัจจัยทางธุรกิจ 

ปัจจัยทางธุรกิจที่ใช้การพิจารณาประกอบการตัดสินใจเลือกที่ตั้งสำนักงาน  มีดังนี้

                     3.1  ความใกล้ชิดกับลูกค้าและธุรกิจเดียวกันต่อให้เกิดประโยชน์ด้านการค้า  เพิ่มยอดขายและความ

                            สามารถให้บริการแก่ลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว  รวมทั้งประหยัดด้วย

                     3.2  ความสะดวกในการขนส่ง  ตัวอาคารที่ติดต่อง่าย  จะทำให้ลดค้าใช้จ่ายในด้านขนส่งขอกิจการ

                            และบุคคลภายนอกที่มาติดต่อธุรกิจ  ความสะดวกการขนส่งจะรวมถึงที่จอดรถด้วย

                     3.3  ความใกล้ชิดกับที่ทำการไปรษณีย์  ถ้าสำนักอยู่ใกล้ ที่ทำการไปรษณีย์  จะทำให้ความสะดวก

                          รวดเร็วและประหยัดค่าใช้จ่ายในการส่งข้อมูลทางไปรษณีย์

                   4.  ต้นทุนของตัวอาคาร  ต้องเปรียบเทียบราคาของตัวอาคารที่อยู่ในบริเวณเดียวกันและมีลักษณะใกล้เคียงกัน

                   5.  สะดวกแก่พนักงานในการเดินทางมาทำงาน  เช่น  มีรถเมล์ผ่านหลายสายทำให้การเดินทางทำงานสะดวก  ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

                   6.  แสงธรรมชาติและการถ่ายเทของอากาศ  แสงธรรมชาติและการถ่ายเทอากาศจะช่วยสร้างและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน  เพราะจะช่วยสร้างบรรยากาศในการทำงานและยังเป็นการประหยัดค่าไฟฟ้าได้อีกด้วย  การดำเนินการเพื่อเพิ่มแสงธรรมชาติ  ได้แก่  การใช้ผนังปละหน้าต่างกระจก  ช่วยให้ห้องแลดูสว่างขึ้น  การขยายหน้าต่างจนเกือบถึงเพดานจะช่วยให้แสงสว่างเข้าได้มาก

                   7.  ลักษณะของอาคารทางด้านต่าง  ๆ  เช่น  ความสวยงามสะดุดตา  ชื่อและที่อยู่ง่ายต่อการโฆษณาและจดจำ  ความมั่นคงของตัวอาคาร

                   8.  อายุการใช้งานของตัวอาคาร  เช่น  ความแข็งแรง  สัญญาเช่าที่หรือตัวอาคารควรจะมีอายุ  25  ปี  ขึ้นไป  การที่ธุรกิจเปลี่ยนที่ทำการบ่อย  ๆ  ทำให้กิจการเสียลูกค้าและกิจการขากความมั่นคง  อย่างไรก็ตามการเลือกทำเลที่ตั้งมีปัจจัยอีกหลายประการ  โดยเฉพาะฐานะการเงินของกิจการ  ลักษณะของธุรกิจ  ความพอใจของผู้บริหาร  ทำให้เหตุผลในการตัดสินใจของแต่ละบุคคลแตกต่างหัน

                   ข้อควรพิจารณาในการเลือกตำแหน่งที่ตั้ง

                   เมื่อสามารถเลือกทำเลที่ตั้งจนเป็นที่พอใจแล้ว  ขั้นต่อมาจะเป็นการเลือกตำแหน่งที่ตั้งอาคารหรือสำนักงานแม้ย่านการค้าจะมีทำเลที่ดีก็ตาม  แต่ตำแหน่งที่ตั้งทุก  ๆ  จุด  ในบริเวณนั้น  อาจทำให้ธุรกิจได้รับความสำเร็จมากน้อยแตกต่างกัน

                   Denyer  ได้ให้ข้อเสนอแนะในการเลือกตำแหน่งที่ตั้งว่า  โดยทั่วไปแล้วมักนิยมสถานที่ตั้งสำนักงานตรงมุมถนนซึ่งมีผู้สัญจรไปมา  สามารถมองเห็นสำนักงานได้ชัดเจนและสะดวกต่อการติดตั้งป้ายโฆษณาต่าง  ๆ  แต่อย่างไรก็ตามมักขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจด้วย  ดังนี้

                   1.  ธุรกิจบางอย่างที่มีลูกค้ามาติดต่อ  ไม่สามารถจอดรถตามมุมถนนได้

                   2.  ธุรกิจบางประเภทจำเป็นต้องได้รับแสงสว่างธรรมชาติ    จึงต้องเลือกสถานที่ตั้งสำนักงานโดยที่ที่มีแสงสว่างเข้าถึงตัวอาคารได้

                   3.  สำนักงานทีต้องการให้ลูกค้าสัญจรไปมาเข้าไปติดต่ออยู่เสมอ  ควรเลือกสถานที่ตั้งสำนักงานโดยหันหน้าไปทางทิศตะวันออก  เพราะแสงแดดในเวลาบ่ายทำให้เกิดความรู้สึกไม่สบายได้

                   4.  สำนักงานบางแห่งต้องการความเงียบ  เพื่อต้องการสมาธิในการทำงาน  ไม่ควรเลือกที่ตั้งใกล้แหล่งที่ก่อให้เกิดเสียงดังรบกวน  เช่น  โรงพิมพ์  สถานบริการที่มีเสียงเพลงดังเกินไป

                   นอกจากนี้องค์ประกอบที่มีผลต่อการปฏิบัติงานทั้งในปัจจุบันและอนาคตที่ต้องนำมาพิจารณาประกอบการตัดสินใจเลือกตำแหน่งที่ตั้งคือ  เนื้อที่ที่ต้องการ  เพื่อนำมาจัดสรรใช้ประโยชน์ในด้านการจัดห้อง  เช่น  สำหรับผู้บริหารจะต้องใช้พื้นที่เท่าใด  หน่วยงานต่าง  ๆ  มีกี่หน่วยงาน  การวางเครื่องมืออุปกรณ์และช่องทางเดิน  ตลอดจนพื้นที่สำหรับให้บริการลูกค้า  พร้อมทั้งการขยายพื้นที่ในอนาคตสิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญ  เพราะบางครั้งทำเลดี  ที่ตั้งดีแต่คับแคบขยายไม่ได้ก็มีผลต่อความสำเร็จของธุรกิจเช่นกัน

                   ข้อจำกัดในการเลือกตำแหน่งที่ตั้ง

                   การที่จะเลือกที่ตั้งสำนักงานให้เหมาะสมนั้นต้องคำนึงถึงกรณีที่อาจไม่บรรลุผลอย่างที่คิดไว้  เช่น  ธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการมีสำนักงานในย่านศูนย์การค้าก็ไม่อาจเช่าที่ตั้งสำนักงานได้  เพราะไม่มีที่จะให้เช่าหรือเป็นธุรกิจขนาดเล็ก  ๆ  ไม่มีบริการให้เช่าสำนักงาน  จึงจำเป็นต้องสร้างสำนักงานใหม่ขึ้นมาเอง  ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย  บางครั้งธุรกิจขนาดเล็กไม่มีเงินทุนเพียงพอสำหรับการเช่าอาคารสำนักงานบางแห่งที่ตั้งในแหล่งการค้า  มีการคมนาคมสะดวก  เพราะค่าเช่ามักค่อนข้างสูง  แม้ได้วิเคราะห์ที่ตั้งแล้วเห็นว่าเหมาะสมกับกิจการของตนมากแต่ก็ไม่สามารถเช่าได้  จึงต้องเลือกเช่าสถานที่ที่มีค่าเช่ารองลงไป  อาจเป็นย่านที่ห่างจากศูนย์การค้าไปบ้าง

                   การจัดสิ่งแวดล้อมทางกายภาพในสำนักงาน

                   สิ่งต่าง ๆ ต่อไปนี้ถือเป็นสิ่งแวดล้อมทางกายภาพของสำนักงาน  ซึ่งมีผลกระทบต่อการทำงานของ

บุคลากรการมีอิทธิพลต่อพฤติกรรมของบุคลากร ทำให้ได้ประโยชน์จากแรงงานมนุษย์ตามความเหมาะสม  ลด

เวลาปฏิบัติงานของกิจการ  กิจการควรเลือกสิ่งต่อไปนี้อย่างมีเหตุผล

                  เครื่องตกแต่งของสำนักงาน

                 เครื่องตกแต่งสำนักงาน  หมายถึง  การจัดหา จัดวาง เครื่องใช้ต่าง ๆ ในสำนักงานให้เป็นระเบียบและ

สวยงาม เช่น การปูพื้นห้อง โต๊ะ เก้าอี้ ตู้เก็บเอกสาร ม่าน การปลูกมีประดับ เป็นต้น

                 สิ่งที่ผู้จัดการสำนักงานจะต้องพิจารณาก่อนมีการตกแต่งสำนักงานใหม่ มีดังนี้

                 1.  ถ้ามีเครื่องอุปกรณ์ต่าง ๆ  อยู่ก่อนแล้ว ต้องดูว่า ประสิทธิภาพการใช้งานของอุปกรณ์เหล่านั้นเป็น

อย่างไรและมีปริมาณเพียงกับความต้องหรือไม่

                 2.  ศึกษาระบบการทำงานในแต่ละแผนกถึงความจำเป็นที่ต้องการตกแต่งสำนักงานในจุดต่าง ๆ ราย

ละเอียดการทำงานของแต่ละคน เวลาที่ใช้ในการทำงาน การเคลื่อนไหวของร่างกายขณะในการปฏิบัติงาน

                 3.  หากสำนักงานต้องการใช้เครื่องพิวเตอร์ ต้องดูขณะประเภทของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้วิธีการติด

ต่อหรือต่อเชื่อมระบบเดิมที่มีอยู่หรือจัดตั้งระบบใหม่

                 4.  เสนอแนะกำหนดค่าใช้จ่ายหรือประมาณที่จะใช้ในการปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงภาคในสำนักงาน

เช่น ราคาเฟอร์นิเจอร์ ประเภทประโยชน์ใช้สอย อายุการใช้งานของเฟอร์นิเจอร์

                 5.  เนื้อที่ในสำนักงานเพียงพอกับการออกแบบที่กำหนอขึ้นมาหรือไม่ และควรปรับปรุงตกแต่งพื้นที่

ด้านใดให้เป็นจุดที่เหมาะสมกับลักษณะงานบางประเภท

                 6.  เลือกกลุ่มสีที่จะใช้ภายในสำนักงานให้มีความเหมาะสมกับเครื่องใช้วัสดุตกแต่งอื่น ๆ เพื่อดูกลม

กลืนกันทั้งสำนักงาน

                 7.  ศึกษาระบบการจัดเก็บเอกสารข้อมูลว่า ควรจัดแบบใด ถ้าเคยปฏิบัติมาก่อน ดูว่ามีจุดบกพร่องที่

ต้องการปรับปรุงเพิ่มเติมอย่างไร

                 8.  ประมาณการล่วงหน้าเพื่อการขยายงาน การโยนย้ายสถานที่หรือการเปลี่ยนแปลงบุคลากรใน

อนาคต

                 แสงสว่างในสำนักงาน 

                 พนักงานในสำนักงานมีการยุ่งตลอดทั้งวัน แม้จะมีสิ่งแวดล้อมที่ดี แต่ถ้าแสงไม่เหมาะสมก็ย่อม

ประสบกับปัญหาความตึงเครียดในเรื่องของสายตาและประสาท ทำให้อามรณ์ฉุนเฉียวได้ง่ายแสงสว่างที่

เหมาะสมในสำนักงานจะช่วยเพิ่มผลผลิตคุณภาพงานและลดความตรึงเครียดของสายตาและประสาท เป็นการ

บำรุงขวัญของพนักงานและสร้างภาพพจน์ที่ดีให้เกิดกับหน่วยงาน

                  1.  ลักษณะและแสงสว่างในสำนักงาน ลักษณะและแสงสว่างในสำนักงาน มี 2 ระบบ คือ

                     1.1  แสงธรรมชาติ สำนักงานที่ดีนั้นต้องไม่ก่อสร้างให้มืดทึบโดยพยายามให้มีหน้าต่างใหญ่ ๆ

หลายบาน เพื่อให้นำธรรทชาติมาใช้ให้ประโยชน์มากที่สุด และจัดให้พนักงานมากนั่งใกล้กับหน้าต่าง  บริเวณหน้าต่างไม่ควรเอาสิ่งสะท้อนแสงมาวาง  เพราะจะทำให้แสงสะท้อนเข้ามา  ควรให้แสงสว่างตกมาทางด้านหลังของพนักงาน  โดยไม่จัดโต๊ะทำงานหันหน้าเข้าหาแสง  เพราะแสงจะสะท้อนเข้าตาทำให้แสบตาและเกิดความตึงเครียดของสายตาได้ง่าย

                     1.2  แสงเทียนเป็นแสงที่ประดิษฐ์ขึ้นมา  มีลักษณะการให้แสง  4  แบบ  คือ

                             (1)  แสงทางตรง  เป็นแสงที่เกิดจากหลอดไฟหรือโคมไฟฟ้าทึบ  แสงที่แขวนบนเพดาน

แสงสว่างจะส่งตรงลงมาข้างล่าง

                             (2)  แสงกึ่งทางตรง  เป็นแสงที่เกิดจากโคมไฟฟ้าโปร่งแสง  แสงส่วนใหญ่  (ประมาณ 

65-90%)  ส่องมาข้างล่างและส่วนน้อย  (ประมาณ  10-35%)  ที่ส่องทะลุขึ้นไปยังเพดานแล้วแสงสะทอ้นกลับมายังเบื้องล่างอีกทีหนึ่ง

                             (3)  แสงทางอ้อม  เป็นแสงที่เกิดจากโคมไฟฟ้าแบบทึบแสง  โดยแสงสะท้อนขึ้นไปยังเพดานแล้วแสงสะท้อนกลับมายังเบื้องล่างอีกทีหนึ่ง

                             (4)  แสงกึ่งทางอ้อม  เป็นแสงที่เกิดจากโคมไฟฟ้าโปร่งแสงโดยแสงส่วนใหญ่  (ประมาณ  65-90%)  สะท้อนไปยังบนเพดานแล้วสะท้อนกลับลงมาข้างล่างและแสงบางส่วน  (ประมาณ  10-35%)  ส่องทะลุโคมไฟฟ้ามาข้างล่างด้วย

                 เสียง   

                 เสียงภายในสำนักงานมี  2  ประเภท  คือ  เสียงรบกวนและเสียงดนตรี  เสียงรบกวนนั้นสำนักงานจะต้องหาวิธีจำกัด  ส่วนเสียงดนตรีนั้นต้องรู้จักนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อการทำงาน

                 1.  เสียงดนตรี  งานสำนักงานหลายประเภท  ที่ควรจัดให้มีเสียงดนตรีและเสียงเพลงประกอบเพราะทะให้มีผลงานเพิ่มขึ้น  ประโยชน์ของเสียงดนตรี  คือ  เสียงดนตรีจะช่วยพนักงานเพลิดเพลินและกระตือรือร้นในการทำงานผ่อนคลายความตึงเครียด  เพิ่มผลผลิต  แต่ควรจัดให้เหมาะสมกับลักษณะงานจัดให้เหมาะสมกับลักษณะของผู้ฟังและควรให้ให้มีเสียงดนตรีบางช่วงเวลาเท่านั้น

                 2.  เสียงรบกวน  เสียงรบกวนในสำนักงานย่อมทำให้เกิดความรำคาญหนวกหูและทำให้ขาดสมาธิในการทำงาน  สำนักงานจึงต้องหาวิธีกำจัดเสียงรบกวนให้หมดไป  เสียงรบกวนภายในสำนักงานนั้นเกิดได้ทั้งจากแหล่งภายในและภายนอก  เสียงที่เกิดจากแหล่งภายใน  ได้แก่  เสียงคุยกัน  เสียงโทรศัพท์  เสียงปิด-เปิดประตู  เสียงคน  เสียงจากเครื่องพิมพ์ดีด  เครื่องคิดเลขและเครื่องจักรต่าง  ๆ  เสียงที่เกิดจากแหล่งภายนอก  ได้แก่  เสียงที่เกิดจากการจราจรหรือเสียงจากโรงงานอุตสาหกรรมที่อยู่ใกล้เคียง

     การปรับอากาศในสำนักงาน

                   อากาศเป็นสิ่งแวดล้อมในสำนักงานที่มีอิธิพลต่อการทำงาน  การกำหนดสภาพอากาศในสำนักงานจะต้องพิจารณา  4  ประการ  คือ  อุณหภูมิ  การถ่ายเท  ความชุ่มชื้นและสะอาดโดยมีรายละเอียดในแต่ละข้อ  ดังนี้ 

                   1.  อุณหภูมิของอากาศในประเทศไทยทำให้สำนักงานส่วนใหญ่มีอากาศร้อน  เกิดความอึดอัดง่วง  เหนื่อยง่ายและการทำงานล่าช้าผิดพลาด  การติดตั้งเครื่องปรับอากาศจะแก้ปัญหาอากาศร้อนในสำนักงาน  ร่างการสบายและเพิ่มผลผลิตในการทำงาน

                    2  การถ่ายเทของอากาศ  อากาศไม่ถ่ายเทจะมีผลให้ร้อย  อึดอัด  ง่วงและเหนื่อยง่าย  สำนักงานควรจะกำหนดบริเวณอากาศ  2,000  ลูกบาศก์ฟุตต่อคนต่อชั่วโมงและควรออกแบบสำนักงานให้อากาศถ่ายเทออกได้โดยสะดวก  เช่นช่องลม  ประตู  และหน้าต่างให้เพียงพอ

                    3.  ความชื้นของอากาศ  ปริมาณความชื้นในอากาศจะมีผลกระทบต่อสภาพร่างกายของมนุษย์ในกรณีที่อุณหภูมิเท่ากัน  ถ้าอากาศชุ่มชื้นมากจะรู้สึกร้อนและเหงื่อออก  ถ้าอากาศแห้งมากผิวอาจแตกสำนักงานที่มีอากาศชุ่มชื้นหรือ แห้งแล้งมากเกินไปจะทำให้ร่างกายไม่สบาย  หงุดหงิด  และไม่มีสมาธิในการทำงาน  ปริมาณความชื้นที่เหมาะสมคือ  40-60%  ของอากาศ

                     4.  ความสะอาดของอากาศ  ความสะอาดของอากาศพิจารณาจากความแออัดในสำนักงาน  กลิ่นฝุ่นละอองและเชื้อโรคในอากาศ  ดังนั้นจึงควรมีการทำความสะอาดสำนักงานและเครื่องใช้ต่างๆ อย่างสม่ำเสมอและจัดจำนวนพนักงานให้เหมาะสมกับห้อง

                      การใช้สีตกแต่งสำนักงาน

                                    การที่จะใช้ตกแต่งสำนักงานแบบไหนนั้นขึ้นอยู่กับความพอใจหรือความชอบส่วนบุคคล  แต่ก็ต้องคำนึงถึงความเหมาะสมทางด้านอื่นๆ ด้วย  เช่น  ความสว่างของห้องทำงาน  บรรยากาศในการทำงานเป็นต้น  ในส่วนของการใช้สีสำนักงาน  ควรศึกษาถึงวงจรของสีจะช่วยใช้เลือกสีได้เหมาะสม

แสดงวงจรของสี

                   พันธ์ระหว่างสีปฐมภูมิหรือแม่สี  คือ  แดง  เหลืองและน้ำเงิน  และสีทุติยภูมิซึ้งเป็นสีที่เกิดจากการรวมกันของสีปฐมภูมิ  เช่น  สีแดงและสีเหลืองผสมกันเป็นสีส้ม  ในศูนย์กลางของวงกลม  คือ  สีดำ  สีกลาง  เป็นสีที่เกิดจากการรวมกันของสีที่อยู่ตรงกันข้ามกัน (สีดำ  เช่น เขียวและแดง  น้ำเงินและส้ม) 

                         สีสามรถแบ่งออกเป็น  2  กลุ่มใหญ่ ๆ  คือ  สีร้อนและสีเย็น  สีร้อน  ได้แก่  สีแดง  ส้ม  เหลือง  เป็นสีที่ทำให้เกิดความอบอุ่นและเร่งเร้า  สีเย็น  ได้แก่  สีน้ำเงิน  ม่วง  เขียว  ทำให้เกิดความรู้สึกเยือกเย็นและจิตใจสงบ

                         เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน

                         เนื่องจากงานสำนักงานมีปริมาณมาก  จึงมีความจำเป็นต้องใช้เครื่องมือเครื่องใช้ ๆ  เพื่อให้การทำงานรวดเร็ว  เรียบร้อยและถูกต้อง  เครื่องใช้สำนักงาน  ได้แก่  เครื่องพิมพ์ดีด  เครื่องจักรทำบัญชี  เครื่องบวกเลข  เครื่องถ่ายเอกสาร  เครื่องอัดสำเนา  เครื่องบันทึกเงินสด  ฯลฯ

                          ประโยชน์จากการใช้เครื่องใช้สำนักงาน  มีดังนี้

                          งานสำนักงานมีความจำเป็นต้องใช้เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน   เนื่องจากการใช้เครื่องใช้สำนักงานมีประโยชน์  ดังต่อไปนี้

                       1.  ประหยัดแรงงาน   งานสำนักงานบางชนิดที่ใช้เครื่องใช้สำนักงานทำแทน  จะสามารถลดจำนวนบุคลากรได้มาก  การลดค่าตอบแทนบุคลากรเพียงพอที่จะใช้เป็นค่าจ่ายเกี่ยวกับเครื่องใช้

                       2.  ประหยัดเวลา  เครื่องใช้สำนักงานสามารถลดเวลาในการทำงานได้อย่างมาก

                       3.  ลดค่าใช้จ่าย  เนื่องจากลดเวลาและลดจำนวนบุคลากรในการทำงาน  จึงทำให้กิจการสามารถลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ลงได้

                       4.  ความถูกต้องและความเป็นระเบียบ  เครื่องใช้สำนักงานนอกจากจะทำงานได้รวดเร็วและประหยัดแรงคนแล้ว  คุณภาพของงานด้านความถูกต้องและความเป็นระเบียบยังดีกว่าการใช้แรงคนทำเพียงอย่างเดียว

                       5.  ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน เป็นการลดความจำเจ  ซ้ำซาก  น่าเบื่อหน่ายจากการทำงานบางชนิดของพนักงานทำงานบางชนิด

                       6.  การควบคุมได้สะดวก  การใช้เครื่องจักรมีความถูกต้องและเป็นระเบียบจพทำให้สะดวกในการตรวจสอบ

                       การจัดระบบความปลอดภัยในสำนักงาน

                       เมื่อสำนักงานมีทุกอย่างพร้อมที่จะปฏิบัติงานได้แล้ว  สิ่งที่ผู้บริหารสำนักงานส่วนใหญ่ไม่ควรหลงลืม  คือ  การจัดระบบความปลอดภัย  ซึ่งเป็นสิ่งที่มีความสำคัญไม่ด้อยไปกว่าการจัดระบอื่น  ๆ  ทุกวันนี้ยอมรับว่า  ไม่ว่าที่ใดก็ตาม  ล้วนมีสภาพความไม่ปลอดภัยเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา  จึงมีคำขวัญเตือนสติว่า  "ปลอดภัยไว้ก่อน  (Safety  First)"

                        สำหรับระบบการรักษาความปลอดภัยในสำนักงานนั้นมีหลักที่จะต้องพิจารณาง่าย  ๆ  ว่า  ความปลอดภัยในสำนักงานนั้นต้องเริ่มตั้งแต่ประตูสำนักงานเข้าไปตลอดจนถึงทุก  ๆ  ส่วนในสำนักงานโดยแบ่งการรักษาความปลอดภัยได้  3  วิธี  คือ

                         1.  การป้องกันด้วยตัวบุคคล  ผู้ปฏิบัติงานทุกคนจะต้องรักษาความปลอดภัย  โดยต้องระมัดระวังอันตรายต่าง  ๆ  ที่จะเกิดขึ้นกับตนโดยใช้สติ  ที่จะเกิดขึ้นกับตนโดยใช้สติ  ความไม่ประมาท  เช่น  ไม่หยอกล้อกันเวลาปฏิบัติงาน  ดูแลระบบการรักษาความสะอาดเครื่องมือเครื่องจักร  และอุปกรณ์ต่าง  ๆ  ระมัดระวังในการใช้เครื่องมือเครื่องจักรอุปกรณ์ที่ชำรุดเสียหาย  แจ้งความเสียหายของอุปกรณ์  เพื่อดำเนินการเปลี่ยนหรือหาสิ่งอื่นมาทดแทนมีข้อความเตือนภัย  ล็อกกุญแจ  ปิดประตู  ปิดหน้าต่าง  ปิดไฟ  เครื่องทำความเย็นควรถอดปลั๊กไฟให้เรียบร้อย  ตลอดจนตรวจสอบความปลอดภัยอื่น  ๆ  ก่อนออกจากสำนักงานไป

                2.  การป้องกันโดยการจัดหาเครื่องมืออุปกรณ์ป้องกันภัย  ได้แก่

                           2.1  การจัดระบบป้องกันอัคคีภัย  โดยซื้ออุปกรณ์เครื่องดับเพลิง  มีเครื่องให้สัญญาณเตือนแจ้งเหตุเพลิงไหม้

                           2.2  จัดสร้างทางออกฉุกเฉิน  เช่น  บันไดหนีหนีไฟ  หรับพื้นที่ไม่ให้ลื่น  ไม่สะสมฝุ่นง่ายต่อการทำความสะอาด

                           2.3  การจัดระบบควบคุมการจราจร  เพื่อป้องกันอุบัติเหตุ

                           2.4  มีเครื่องมือปฐมพยาบาลเท่าที่จำเป็น

                           2.5  มีช่องเดินกว้างพอที่จะลดความแออัดของการสัญจรภายใน สำนักงาน

                           2.6  มีตู้เซฟนิรภัยสำหรับเก็บเงิน  สิ่งมีค่า  เอกสาร  ความลับต่าง  ๆ  ฯลฯ

                           2.7  มีระบบการจัดมลภาวะในอากาศโดยใช้ระบบหมุนเวียนของอากาศหรือใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์  แอร์คลีนเนอร์

                           2.8  มีระบบไฟฟ้าสำรองเพื่อป้องกันไฟดับกะทันหันมีระบบอัตโนมัติเมื่อไฟลัดวงจร

                          2.9  มีระบบล็อกประตูที่แข็งแรงปลอดภัย  เดิมใช้กุญแจปัจจุบันมาใช้ระบบกดปุ่มเพียงแต่ตั้งรหัสเป็นการใช้บัตรแทน

                          2.10  มีโทรศัพท์วงจรเปิด  ควบคุมการโจรกรรมภายในเขตหวงห้าม

                          2.11  จัดระบบการกำจัดของเสียภายในสำนักงาน

                          2.12  กลางคืนอาจมีการจ้างยามคอยสอดส่องดูแล

                          3.  ใช้การป้องกันภัยโดยโอนความรับผิดชอบให้ผู้อื่น  บริษัทประกันภัยสามารถให้ความคุ้มครองชีวิตและทรัพย์สินต่าง  ๆ  ของบริษัทได้  โดยจ่ายเบี้ยประกันเพียงเล็กน้อยหรือาจจ้างบริษัทรักษาความปลอดภัยให้เข้าดูแล  ซึ่งต้องเสียค่าใช้จ่ายเช่นกัน

                           4.  การกำหนดการรักษาความปลอดภัยในลักษณะใดนั้นขึ้นอยู่กับความสำคัญของสิ่งของทรัพย์สิน  เอกสาร  ตัวบุคคล  รวมระดับความลับของบริษัท

                          สรุป

                          ในการจัดสำนักงานให้เกิดประสิทธิผลในทุก  ๆ  ส่วนของการปฏิบัติ  จะต้องมีการาวางแผนสำนักการวางผังและการจัดสำนักงานไว้ล่วงหน้า  เพื่อจะได้จัดสำนักงานให้น่าอยู่เริ่มตั้งแต่การวางแผนในการวางแผนในการวางผัง  การวางผันใช้พื้นที่  การเลือกทำเลและการจัดสิ่งแวดล้อมทางกายภาพของสำนักงานที่เอื้ออำนวยการต่อการทำงานเพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างสะดวกสบาย  รวดเร็วและประหยัด  อันก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดของกิจการ

ศัพท์ประจำหน่วยที่  5

การวางผังและจัดสำนักงาน

                         สำนักงาน                                     Office

                    การจัดแผนผังการสำนักงาน                  Office  Layout

                    สายทางเดินของงาน                          Work  Flow

                    บริเวณที่เป็นที่ทำงานเอกเทศ                 Private  Office

                    บริเวณที่เป็นที่ทำงานทั่ว ๆไป                 General Office Area

                    บริการที่เป็นที่ตั้งบริการ                       Service  Area 

                    บริเวณที่เป็นที่เก็บของ                        Storage  Area

                    การจัดสำนักงาน                              Office Accommodation

                    การจัดองค์การ                                Organizing

                    การบริการ                                     Services

                    ห้องทำงานตายตัว                             Multiple  Room

                    ห้องทำงานไม่ตายตัว                          Open  Plan

                    เนื้อที่ว่าง                                      Space

                    ขนาดของมนุษย์                              Human  Sceale

                    ทำเลที่ตั้ง                                     Location

                    ปลอดภัยไว้ก่อน                              Safety  First