Custom Rich-Text Page
การพัฒนาสำนักงาน
หน่วยที่ 3
การอำนวยการหรือการสั่งการและการมอบหมายงาน
การบริหารงานจะประสบความสำเร็จได้ด้วยปัจจัยต่าง ๆ หลายปัจจัยด้วยกัน ทรัพยากรมนุษย์เป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญ เสมือนเรื่องการจัดคนเข้าทำงาน ซึ่งเป็นภาระหน้าที่หลักของผู้บริหารในการจัดบุคลากรเข้าทำงาน ดูแลและสั่งการเพื่อให้งานต่าง ๆ บรรลุตามวัตถุประสงค์ในแต่ละระดับขององค์การ
การอำนวยการหรือการสั่งการเป็นกระบวนการแจ้งบุคคลในองค์การถึงสิ่งที่ต้องกระทำเป็นหน้าที่หลักของผู้บริหารในระดับต่าง ๆ จะต้องดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพนอกเหนือจากหน้าที่ต่าง ๆ ในการบริหาร กิจกรรมหรือองค์ประกอบของการอำนวยการจะประกอบด้วยแรงจูงใจ (Motivation) การติดต่อสื่อสาร (Communication) และความเป็นผู้นำ (Leadership) ซึ่งผู้บริหารจะต้องพิจารณาประสานงานหรือสั่งผู้ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติงานต่อองค์การเพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามที่กำหนด
1. การอำนวยการหรือการสั่งการ |
ความหมายของคำว่า "การอำนวยการหรือการสั่งการ"
การสั่งการหรือการอำนวยการ หมายถึง การที่ผู้บริหารใช้อำนาจหน้าที่ของตนกระตุ้นจูงใจให้ผู้ใต้บังคับบัญชาอุทิศตนร่วมแรงร่วมใจกับสมาชิกอื่นในองค์การ เพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์การ (พะยอม วงศ์สารศรี, 2538 : 188)
การอำนวยการ หมายถึง การที่ผู้บริหารใช้ความสามารถชักจูงหว่านล้อมให้ลูกจ้าง คนงานหรือผู้ร่วมงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชารับงานไปปฏิบัติเพื่อให้งานนั้นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ(จุมพล หนิมพานิช, 2536 : 4)
การสั่งการ คือ การใช้ศิลปะความสามารถของผู้บริหาร ในการชักจูงให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงานตามที่ต้องการอย่างดีที่สุด จนองค์การสามารถบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์(ศิริพร พงศ์ศรีโรจน์, 2537 : 169)
สรุปได้ว่า การอำนวยการหรือการสั่งการ หมายถึง การใช้ทักษะในการบริหารตลอดจนความสามารถของผู้บริหาร ในการติดต่อประสานงาน สั่งการและกระตุ้นให้พนักงานปฏิบัติงานตามหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง เพื่อให้งานนั้นบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
การอำนวยการหรือการสั่งการ เป็นกระบวนการที่มีการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บังคับบัญชา เพื่อแจ้งให้ทราบว่า ให้ใครทำ ทำอะไร ทำที่ไหน ทำอย่างไร และทำเมื่อใด
การอำนวยการหรือการสั่งการ เป็นภาระหน้าที่ของผู้นำ การใช้ความสามารถในการสั่งงาน การตัดสินใจ การจูงใจและการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติงานอย่างดีที่สุด จะกระทั่งองค์การสามารถบรรลุตามวัตถุประสงค์ได้
2. ประเภทของการสั่งการ |
ในการสั่งการมีหลายแบบ แล้วแต่ละใช้แบบไหน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน และตำแหน่งหน้าที่ จึงเป็นศิลปะอย่างหนึ่งที่ผู้บริหารจะต้องพิจารณา ใช้ความสุขุมรอบคอบ และยังเป็นเทคนิคเฉพาะตัวอีกด้วย
1. การสั่งการโดยตรง (Demand of Direct) เป็นแบบออกคำสั่ง (Command of Direct)
โดยที่ผู้รับคำสั่งต้องปฏิบัติตามคำสั่งทันที การสั่งการในลักษณะนี้มักจะใช้ในกากรณีฉุกเฉิน หรือต้องการให้มีการควบคุม หรือรักษาระเบียบวินัยอย่างเคร่งครัด
2. การสั่งการแบบขอร้อง (Request) เป็นลักษณะโน้มเอียงไปในทางขอความช่วยเหลือหรือร้องขอ เพื่อเป็นการจูงใจคนให้ทำงาน เป็นการผูกมิตร และผู้ทำมีความเต็มใจที่จะทำงาน หรือใช้ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับมอบงานได้มีโอกาสพิจารณาและไตร่ตรองงานเป็นความภาคภูมิใจแก่ผู้ปฏิบัติงาน
3. การสั่งการแบบข้อเสนอแนะหรือคำแนะนำ (Suggested) การสั่งการแบบนี้มีลักษณะที่เร่งเร้ายั่วยุให้เกิดความคิดริเริ่มอยากทำงาน เป็นการเสริมสร้างหรือส่งเสริมผู้ปฏิบัติงานให้ทำงานรวดเร็วและมองเห็นลู่ทางในการปฏิบัติงาน
4. การสั่งการแบบอาสาสมัคร (Volunteer) มักจะเป็นงานที่ผู้ปฏิบัตินอกเหนือจากหน้าที่ที่จะต้องถือปฏิบัติ ซึ่งมักจะใช้ในงานที่มีการเสี่ยงอันตราย งานไม่เร่งด่วนหรืองานที่ต้องการฝีมือ
ข้อควรคำนึงในการใช้การ
ในการสั่งการมักเกิดปัญหาข้อขัดข้องเกี่ยวกับการสั่งการ เช่น การสั่งการไม่ชัดเจน คลุมเครือเป็นปัญหาแก่ผู้รับคำสั่งไปปฏิบัติงาน ดังนั้น จึงควรพิจารณาถึงลักษณะของการสั่งการที่ดีว่ามีอย่างไรในการสั่งการที่ดีควรจะคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้ คือ
1. ความสามารถในการทำงานของผู้รับคำสั่ง
2. ภาระหน้าที่การทำงาน หรือปริมาณงานที่ผู้จะต้องคำสั่งจะพึงกระทำได้
3. อุปกรณ์และความสะดวกสบายในการปฏิบัติงานมีพร้อมหรือไม่
4. การสั่งงานควรเป็นสื่อข้อความสองทางที่ต้องการความเข้าใจทั้งสองฝ่าย
5. ควรเปิดโอกาสให้ผู้รับคำสั่งได้ใช้ความคิดสร้างสรรค์ในการปฏิบัติงานบ้าง
3. ลักษณะของการสั่งการ |
ลักษณะของการสั่งการ อาจจำแนกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 2 ประเภท คือ
1. การสั่งการเป็นลายลักษณ์อักษร เป็นการสั่งการที่ใช้ในกรณีต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ เช่น เมื่อต้องการจะส่งคำสั่งไปให้อีกแห่งหนึ่งทราบโดยชัดเจน เมื่อรับคำสั่งมีความเข้าใจช้าหรือลืมคำสั่งนั้นหรือมีลายละเอียดปลีกย่อยมาก ยากแก่การจดจำ เมื่อต้องการให้ผู้รับคำสั่งเป็นการรับผิดชอบโดยตรงให้ปฏิบัติตามคำสั่งอย่างถูกต้อง หรือเป็นคำสั่งที่เป็นตัวเลข และหรือกำหนดเวลา จำนวนแน่นอน ฯลฯ
ข้อบกพร่อง ที่อาจเกิดจากการสั่งการด้วยลายลักษณ์อักษร อาจทำให้ผู้ปฏิบัติขาดความสามารถปฏิบัติตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ได้แก่
1. ข้อความของคำสั่งยาวเกินไป อาจมีการตีความผิดพลาดหรือจำไม่ได้
2. ซับซ้อนยุ่งยากต่อความเข้าใจ
3. ไม่เรียงลำดับให้เข้าใจง่าย หรือคำสั่งมอบหมายให้ปฏิบัติไม่ชัดเจน
4. ใช้คำศัพท์ทางวิชาการ (Technical term) มากเกินไป ผู้รับคำสั่งอาจไม่เข้าใจความหมายหรือขั้นตอนการปฏิบัติงาน
5. ผู้รับคำสั่งไม่ได้รับอำนาจและขาดอุปกรณ์ในการปฏิบัติงาน
2. การสั่งด้วยวาจา โดยปกติมักจะเป็นคำสั่งที่ไม่ค่อยมีรายละเอียดหรือมีความสำคัญมากนักและคำสั่งนั้นไม่เหมาะสมจะสั่งเป็นลายลักษณ์อักษร หรืออาจจะต้องมีการอธิบายคำสั่งที่เป็นรายลักษณ์อักษรให้เข้าใจยิ่งขึ้น
ข้อบกพร่อง ที่อาจเกิดขึ้นได้จากการสั่งงานด้วยวาจา ได้แก่
1. พูดไม่ชัดเจน ทั้งคำถานและคำตอบ
2. ใช้คำสั่งในภาษาที่ผู้รับคำสั่งไม่คุ้ยเคย
3. คาดการณ์ผิด คิดว่าผู้รับคำสั่งเข้าใจดีแล้ว ไม่ได้ทบทวนใหม่หรือย้ำคำสั่ง
4. ไม่เจาะจงผู้รับคำสั่ง หรือทบทวน หรือพูดหลายเรื่องพร้อมกัน
5. คำสั่งยาวมากเกินไปสำหรับเรื่องเดียว
6. ไม่ถูกกาลเทศะ
7. ใช้คำศัพท์ทางวิชาการมากเกินไป
4. ศิลปะในการสั่งการ |
การสั่งการที่ดีจะต้องเป็นการสั่งการที่ผู้รับคำสั่งสามารถปฏิบัติได้ ผู้รับคำสั่งจะต้องมีอำนาจ เวลา และอุปกรณ์ในการดำเนินงานเพียงพอที่จะปฏิบัติจัดทำได้ตามคำสั่งนั้น ๆ การออกคำสั่งเป็นสิ่งที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จ หรือความล้มเหลวของงานมาก การออกคำสั่งที่เป็นศิลปะที่สำคัญในการบริหารที่มีส่วนช่วยเสริมสร้างความสำเร็จของการออกคำสั่งที่ดี ควรมีการสั่งการที่ดีดังนี้ คือ (ศิริพร พงศ์ศรีโรจน์, 2537 : 174)
1. เป็นสิ่งที่ผู้รับคำสั่งสนใจ เช่น เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ หรือเมื่องานนั้นสำเร็จเสร็จสิ้นแล้ว อาจได้รับประโยชน์ตอบแทนในทางที่เกี่ยวข้องกับงานในหน้าที่ ลักษณะการออกคำสั่งที่ดี ควรมีลักษณะเป็นการจูงใจหรือน้อมให้ผู้ปฏิบัติงานตามคำสั่งมีความเห็นคล้อยตามและพยายามปฏิบัติด้วยความเต็มใจ ลักษณะคำสั่งที่ดีเช่นนี้จะทำให้ได้ทั้งงานและน้ำใจ
2. เกี่ยวข้องกับหน่วยงาน เช่น เป็นงานที่เมื่อทำสำเร็จแล้งจะทำให้งานของหน่วยงานที่ปฏิบัติบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
3. คาดการณ์ดีและสมบูรณ์ กล่าวคือ เป็นคำสั่งที่คาดการณ์ให้เหมาะสมใกล้เคียงกับกิจการหรือภาวะที่ต้องปฏิบัติ ทั้งคำสั่งที่ครอบคลุมกิจการการงานที่ต้องปฏิบัติ ไม่เป็นคำสั่งชนิดที่สั่งเพิ่มเติมทีละเล็กทีละน้อย ควรระมัดระวังอย่าให้คำสั่งที่ออกไปเกิดความขัดแย้งกับคำสั่งเดิม หากมีข้อความที่จำเป็นจะต้องออกคำสั่งใหม่ ควรถือโอกาสแจ้งให้ผู้ปฏิบัติทราบถึงสาระความสำคัญของการคำสั่งเก่าด้วยเพื่อป้องกันความขัดแย้งสงสัยที่อาจจะเกิดขึ้น เมื่อนำคำสั่งใหม่มาปฏิบัติ
4. คำสั่งนั้นเหมาะสม คือเป็นคำสั่งที่ชัดเจน เข้าใจง่าย ไม่ยุ่งยาก มีความกะทัดรัด ต้องพยายามมีการเลือกสรรถ้อยคำที่เข้าใจง่ายไม่เป็นคำที่อาจแปลความหมายได้หลายทาง พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำที่คลุมเครือโดยเด็ดขาด
5. ไม่มีการผิดพลาด ถ้าเป็นคำสั่งประเภทลายลักษณ์อักษรต้องไม่ให้มีการผิดพลาดได้เป็นอันขาด โดยเฉพาะที่เกี่ยวกับตัวเลข เช่น เวลา จำนวนเงิน เป็นต้น
6. การสั่งด้วยวาจา ไม่ควรออกคำสั่งด้วยความรีบร้อน หรือขาดความระมัดระวัง ทำให้กลายเป็นขู่เข็ญหรือบังคับไป ควรสำรวมจิตใจให้อยู่ในสภาพปกติ ไม่ว่าจะมีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้น เพราะว่าการออกคำสั่งด้วยความรีบร้อน ตื่นกลัวหรือตกใจ อาจทำให้ผู้รับคำสั่งตกใจไปกับกิริยาท่าทางของผู้ออกคำสั่ง จึงควรระมัดระวังกิริยาท่าที่ในการออกคำสั่งให้ดีที่สุด
7. พยายามหลีกเลี่ยงการสั่งการด้วยอารมณ์เด็ดขาด หากมีความจำเป็นที่จะต้องออกคำสั่งในขณะที่อารมณ์หรือความรู้สึกไม่ปกติ ควรพยายามระงับและสงบสติอารมณ์ให้ดีเสียก่อน เพราะการออกคำสั่งด้วยอารมณ์นอกจากจะไม่เกิดผลดีต่อการปฏิบัติงานแล้วยังเป็นการแสดงถึงภาวะผู้นำอันไม่งดงานของผู้ออกคำสั่งด้วย
8. กล้ารับผิดชอบต่อคำสั่งที่ออกไปเสมอ ไม่ว่าจะเกิดผลดีหรือผลเสียประการใดหากเกิดความผิดพลาดขึ้นจะต้องยอมด้วยความเต็มใจ แต่ถ้าเกิดผลดีควรพยายามชี้ให้เห็นว่าเป็นผลจาก
การปฏิบัติตามคำสั่งนั้น ๆ ของหมู่คณะหรือผู้ปฎิบัติตามคำสั่งนั้น ๆ จะสร้างความมั่นใจแก่ผู้รับคำสั่งและสร้างสัมพันธภาพอันดีระหว่างผู้ออกคำสั่งและผู้รับคำสั่ง
การออกคำสั่งเป็นศิลปะที่สำคัญต่อการบริหารเป็นอันมากก เป็นความจริงที่ว่าทุกคนสามารถออกคำสั่งได้ แต่ความสำเร็จของผลงานที่เกิดจากคำสั่งนั้นอาจแตกต่างกัน ดังนั้น นักบริหารหรือหัวหน้างานที่ดี จึงควรมีศิลปะแห่งการออกคำสั่งที่ดีด้วย เพื่อช่วยเสริมสร้างภาวะผู้นำและการบริหารให้ดีเด่นยิ่งขึ้น
5. การตัดสินใจหรือวินิจฉัยสั่งการ |
การตัดสินใจหรือการวินิจฉัยสั่งการเป็นกระบวนการขั้นที่สุดขั้นหนึ่งในการบริหารงานจะไม่เกินขึ้นถ้าไม่มีการวินิจฉัยสั่งการ หรือถ้าสั่งการช้างานก็จะล่าช้าตามไปด้าย
ความหมายของการวินิจฉัยสั่งการ
การตัดสินใจหรือการวินิจฉัยสั่งการ หมายถึง "การเลือกปฏิบัติหรืองดเว้นการปฏิบัติหรือการเลือกทางดำเนินการที่เห็นว่าดีที่สุดทางใดทางหนึ่งจากทางเลือกหลาย ๆ ทาง เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ" หรือการวินิจฉัยสั่งการ คือ การชั่งใจไตร่ตรอง และตัดสินใจเลือกทางดำเนินงานที่เห็นว่าดีที่สุดทางใดทางหนึ่งจากหลาย ๆ ทางเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ (ศิริพร พงศ์ศรีโรจน์, 2537 : 177)
การตัดสินใจ เป็นกระบวนการกำหนดปัญหา การพิจารณาโอกาส การประเมินทางเลือก การตัดสินใจ การปฏิบัติ และการประเมินผลลัพธ์ในทางเลือกนั้น
ทางเลือกในการตัดสินใจมี 3 กรณี คือ
1. การตัดสินใจภายใต้ความแน่นอน ซึ่งนอน ซึ่งทราบถึงผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้น
2. การตัดสินใจภายความเสี่ยง กรณีนี้ความน่าจะเป็นของผลลัพธ์สามารถคาดคะเนได้
3. การตัดสินใจภายใต้ความไม่แน่นอน ไม่สามารถทราบหรือคาดคะเนผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นโดยขาดความน่าจะเป็นของวัตถุประสงค์
แบบของการตัดสินใจ
1. การตัดสินใจโดยใช้สามัญสำนึก
2. การตัดสินโดยใช้เหตุผล
องค์ประกอบและปัจจัยต่าง ๆ ที่นำมาตัดสินใจ
1. เวลาและสถานการณ์ที่เป็นอยู่ รวมทั้งปัญหา
2. ปัจจัยเกี่ยวกับตัวบุคคลและสถานที่
3. ปัจจัยที่เกี่ยวกับค่านิยมของสังคม
4. ปัจัยเกี่ยวกับอุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามคำสั่ง
ขั้นตอนในการตัดสินใจประกอบด้วยประเด็นสำคัญ คือ การกำหนดปัญหา การตัดสินใจเลือกทางเลือกต่าง ๆ และการประเมินผลจากการตัดสินใจนั้น ขั้นตอนตัดสินใจมี 8 ขั้น คือ
ขั้นที่ 1 กำหนดปัญหาและรวมรวบหลักฐาน ต้องมีการยอมรับว่ามีปัญหาเกิดขึ้น
ขั้นที่ 2 กำหนดเกณฑ์ในการตัดสินสินใจ เกณฑ์นี้จะต้องเป็นเกณฑ์มาตรฐานและสามารถวัดได้
ขั้นที่ 3 จัดสรรน้ำหนักของเกณฑ์ ว่าเกณฑ์ใดควรจะเป็นเกณฑ์มาตรฐานและสามารถนำมาใช้ได้
ขั้นที่ 4 เป็นขั้นพัฒนาทางเลือก เป็นการพัฒนาทางเลือกต่าง ๆ ที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้จะมีทางปฏิบัติได้กี่ทาง โดยวิธีอย่างไรบ้าง
ขั้นที่ 5 เป็นการวิเคราะห์ว่าทางเลือกแต่ละทางเลือกว่ามีคุณสมบัติเด่น ด้อย อย่างไรในการวิเคราะห์ควรคำนึงถึงประเด็นสำคัญ 6 ประเด็น คือ ใคร (who) ทำไม (why) อะไร (what) ที่ไหน (where) เมื่อไร (when) และอย่างไร (How) หรือ เรียกว่า "5 w. S and 1 H"
ใคร (who)
- ใครเป็นผู้วินิจฉัย
- ใครเป็นผู้รับผิดชอบต่อผลการวินิจฉัย
- ใครเป็นผู้รับทราบคำสั่งเมื่อได้วินิจฉัยสั่งการแล้ว
- ใครเป็นผู้ปฏิบัติให้เป็นไปตามคำวินิจฉัยสั่งการนั้น
ทำไม (why)
- ทำไมจึงต้องสั่งการ
- เพราะเหตุใด
- ไม่สั่งการจะได้หรือไม่
- การสั่งกับไม่อย่างไหนจะทุ่นเงินกว่ากัน
อะไร (what)
- ท่านจะต้องวินิจฉัยสั่งการในเรื่องอะไร
- มีนโยบายหรือแนวทางปฏิบัติอย่างไรบ้างที่จะช่วยในการวินิจฉัยสั่งการ
- มีข้อเท็จจริงอะไรบ้างที่จำเป็นสำหรับใช้ในการวินิจฉัยสั่งการ
- มีข้อเท็จจริงอะไรบ้างที่พร้อมแล้ว
- ยังขาดข้อเท็จจริงอะไรบ้าง และในกรณีใดที่ต้องใช้การตัดสินใจแทนข้อเท็จจริง
- มีประโยชน์อะไรบ้างที่จะได้จากการวินิจฉัยสั่งการ
- มีข้อเสียอะไรบ้างที่อาจจะเกิดขึ้นจากการวินิจฉัยสั่งการ
- มีอะไรที่จำกัดขอบเขตเกี่ยวกับการวินิจฉัยสั่งการภายในอำนาจหน้าที่ของท่านบ้าง
ที่ไหน (where)
- ในกรณีที่ต้องการคำปรึกษาหารือ จะไปหาผู้ที่ให้คำปรึกษาหารือได้ที่ไหน
- จะค้นหาข้อเท็จจริงเพิ่มเติมได้ที่ไหน
เมื่อไร (when)
- จะต้องวินิจฉัยสั่งการเมื่อไร
- เมื่อไรจึงจะเป็นเวลาที่เหมาะสมสำหรับแจ้งผลการวินิจฉัยสั่งการ
- เมื่อไรจึงจะนับได้ว่าช้าเกินไปที่จะวินิจฉัยสั่งการ
- เมื่อไรจึงจะควรติดตามผลการวินิจฉัยสั่งการ
อย่างไร (How)
- ทำอย่างไรจึงแน่ใจว่าทางแก้ปัญหาที่ได้วินิจฉัยเลือกจากหลาย ๆ ทางนั้น เป็นการวินิจฉัย ที่ถูกต้อง
- จะรวมวิธีการหลาย ๆ วิธีที่จะแก้ปัญหาเข้าด้วยกันให้เป็นวิธีที่ดีที่สุดได้อย่างไร
- จะให้ผู้เข้าร่วมงานมีส่วนร่วมในการวินิจฉัยสั่งการด้วยได้อย่างไร
- ทำการอย่างไรจึงจะให้การวินิจฉัยสั่งการบังเกิดผลทางปฏิบัติ
- จะสั่งการอย่างไรจึงจะให้เกิดการวินิจฉัยสั่งได้ผลสมบูรณ์ตามความมุ่งหมาย
- จะทำอย่างไรจึงจะให้ผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามคำวินิจฉัยสั่งการเห็นชอบและสนับสนุน
ขั้นที่ 6 เลือกตัดสินใจสั่งการให้ปฏิบัติตามทางที่เห็นว่าดีที่สุดเมื่อได้พิจารณาชั่งน้ำหนัก ข้อดีข้อเสีย ของแต่ละแนวทางที่ได้กำหนดขึ้นอย่างรอบคอบแล้ว ขั้นต่อไปก็คือพิจารณาสั่งการไปในทางที่เห็นว่าเป็นวิธีที่ดีที่สุด
ขั้นที่ 7 การปฏิบัติตามทางเลือกที่ดีที่สุด
ขั้นที่ 8 ประเมินผลในประสิทธิผลการตัดสินใจ การประเมินผลหรือการติดตามผล ซึ่งนับว่าเป็นขั้นสำคัญที่สุดอีกข้อหนึ่งว่า การวินิจฉัยสั่งการนั้นถูกต้องเกิดประโยชน์แชละบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการหรือการวินิจฉัยสั่งการผิดพลาด จำเป็นต้องแก้ไข
6. หลักการมอบหมายงาน |
การมอบหมายงาน คือ การมอบหมายงานบางส่วนให้ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติเป็นการแบ่งเบาภาระงานที่ง่ายของผู้บังคับบัญชา และในขณะเดียวกันก็เป็นการเพิ่มภาระการผูกพันแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
William H.Newman กล่าวว่า การมอบหมายงานมีส่วนประกอบ 3 ขั้นตอน คือ
1. ผู้บริหารกำหนดภารกิจหน้าที่ให้แก่ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา
2. ให้อำนาจ สิทธิหน้าที่และทรัพยากรตามความจำเป็น
3. พยายามสร้างความรับผิดชอบให้เกิดขึ้นในตัวผู้บังคับบัญชา
หลักการมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพ จึงควรศึกษาหลักการมอบหมายงาน ดังนี้คือ
1. การมอบหมายงาน ควรกำหนดวัตถุประสงค์และผลที่คาดว่าจะได้รับแน่นอนLouis A.Allenกล่าวว่า ผู้ใต้บังคับบัญชาควรได้รับการบอกกล่าวถึงความมุ่งหมาย ความสำคัญของงาน
2. เมื่อมอบหมายอำนาจหน้าที่ ควรได้รับการบอกกล่าวอย่างชัดเจนเกี่ยวกับการรับผิดชอบ
3. มีหลักของการมีผู้บังคับบัญชาเพียงคนเดียว เพื่อความชัดเจนในการติดต่อสื่อสารและการรายงานผล
4. มีการมอบหมายงานที่มีหลักเกณฑ์ ต้องมอบหมายอำนาจเพียงพอ เพื่อการปฎิบัติงาน
5. ควรคำนึงถึงความสำเร็จของงาน ควรมอบหมายงานอย่างชัดเจน และไม่มากเกินไป และผู้บังคับบัญชาต้องดูแล รับผิดชอบ ให้แนวทางช่วยเหลือ เพื่อให้งานสำเร็จสู่เป้าหมาย
การมอบหมายงานจะมีมากหรือน้อยเพียงใดนั้น ขึ้นอยู่กับปัจจัย 3 ประการ คือ
1. ลักษณะของผู้บังคับบัญชา เช่น การยอมรับฟังความคิดเห็นคนอื่น ความสามารถในการสั่ง การ ความเต็มใจ ความไว้วางใจ เป็นต้น
2. ลักษณะของกิจกรรมที่ทำ เป็นกิจกรรมที่ยากหรือง่าย หรือมีความสำคัญมากน้อยแค่ใน
3. สภาพบรรยากาศหรือวัฒนธรรมในองค์การ เช่น ความเชื่อ ความเข้าใจ และบรรทัดฐานของสมาชิกที่อยู่ในองค์การซึ่งมีผลต่อลักษณะของพนักงาน ผู้บังคับบัญชาและองค์การ
7. ประโยชน์ของการมอบหมายงาน |
1. ช่วยลดภาระของผู้บริหารระดับสูงสุด ผู้บริหารจะได้มีเวลาสำหรับประกอบภารกิจที่สำคัญกว่า
2. การตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็ว เพราะได้มอบหมายอำนาจให้พร้อมกับความรับผิดชอบไปแล้ว ดังนั้น ในงานบางอย่างผู้ใต้บังคับบัญชาจึงกล้าที่จะตัดสินใจด้วยตัวเอง ไม่ต้องเสียเวลาย้อนกลับไปขอคำตัดสินใจจากผู้บังคับบัญชา
3. ช่วยในการพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นการเปิดโอกาสให้ได้เรียนรู้งานอันเป็นการเสริมสร้างคุณภาพ
4. เป็นการสร้างขวัญที่ดีให้แก่ผู้ทำงาน ผู้ได้รับมอบหมายงานจะรู้สึกภาคภูมิใจที่ได้รับความไว้วางใจ
5. เป็นการกระจายอำนาจจากบุคคลเดียวไปสู่การช่วยปฏิบัติของคนหลาย ๆ คน
6. เป็นการสร้างทีมในการทำงาน ได้มีโอกาสศึกษาจิตใจและอุปนิสัยซึ่งกันและกัน
7. เป็นโอกาสในการแลกเปลี่ยนความรู้สึก ความคิด และประสบการณ์ เป็นการเรียนรู้ซึ่งกันกัน
8. เป็นการลดความเสี่ยงหรือความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้เพราะต้องการมีรายงานและตรวจสนอบกัน
9. สามมารถเพิ่มปริมาณงานในเวลาเท่าเดิม เพราะมีผู้ถือปฏิบัติหลายคนแทนที่ผู้บริหารจะปฏิบัติอยู่คนเดียว
10. การมอบหมายงานเป็นการเปิดโอกาสให้ผู้อื่นมีส่วนร่วม ทำให้มีโอกาสร่วมวางแผนเสนอข้อคิดเห็นและประเมิน จึงเป็นส่วนหนึ่งในการเพิ่มคุณค่าของงานนั้น ๆ ด้วย
จากการสังเกตการณ์ปฏิบัติงานของบุคลาที่มีส่วนในการบริหารอีกเป็นจำนวนมาก ยังไม่ค่อยได้มอบหมายงาน ทำให้การปฏิบัติงานไม่สำเร็จตามวัน เวลา ที่กำหนดไว้หรือไม่ได้ตามปริมาณที่ต้องการบางครั้งแม้งานจะสำเร็จแต่ก็ไม่มีคุณภาพเท่าที่ควร ในหลาย ๆ กรณี ผู้บริหารไม่ต้องการมอบหมาย โดยมีเหตุผลอ้างว่า หากมอบงานไปแล้วจะปรากฏผลดังนี้
1. มอบหมายไปแล้ว ผู้รับมอบไม่ทำ
2. ถึงก็ไม่ได้ดังใจผู้มอบ
3. บางทีมอบไปแล้วก็ทำไม่สำเร็จ ค้างคาอยู่
4. ถึงทำได้สำเร็จก็ไม่ดีตามความเห็นของผู้มอบ
5. บางรายอาจทำได้ดี แต่ล่าช้ามาก สู้ตนเองทำไม่ได้
ฯลฯ
8. เทคนิคการมอบหมายงาน |
นอกจากนี้ การมอบหมายหน้าที่การงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติจักทำนี้ ยังรวมไปถึงการมอบอำนาจหน้าที่ในการปฏิบัติงานด้วย ทั้งนี้เพราะว่าการมอบอำนาจหน้าที่จะเป็นการช่วยสร้างสัมพันธภาพอันดีระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้รับความไว้วางใจ อันถือเป็นการจูงใจในการปฏิบัติงานที่ดีได้อีกวิธีหนึ่ง
การมอบหมายงานที่คาดหวังผลนั้น
1. ทำความรู้จักกับงานก่อนมอบ พิจารณาว่าเป็นงานอะไร อย่างไร เป็นงานที่ละเอียดประณีต ต้องอาศัยระเบียบกฎเกณฑ์หรือเป็นงานที่ต้องการความคิดริเริ่มสร้างสรรค์
2. ทำความรู้จักกับผู้ที่จะมอบ พิจารณาว่างานในข้อ 1 ควรจะมอบให้แก่ผู้ใดเป็นผู้ปฏิบัติและบุคคลดังกล่าวมีอุปนิสัยใจคอ วิธีการและประวัติการทำงานอย่างไร
3. บอกความสำคัญหรือความจำเป็นและประโยชน์ที่จะได้รับ ชี้แจงแก่ผู้รับมอบว่าเป็นงานที่มีความสำคัญมากน้อยเพียงให้หรือจำเป็นอย่างไรที่ต้องมอบ
4. มอบหมายงานด้วยความชัดเจน อย่ามอบงานให้ผู้อื่นโดยที่ตนเองก็ไม่มีความเข้าใจในงานนั้น แม้จะไม่รู้ในรายละเอียดแต่ก็ต้องรู้ทิศทาง หรือพอมองเห็นขอบข่าย รู้วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ต้องการ หรืออย่างน้อยก็ควรจะได้มีการปรึกษาหารือกัน
5. กำหนดผลงานหรือเป้าหมายที่ต้องการ บอกให้ผู้รับทราบสิ่งที่หวังจะได้หรือต้องการให้ได้อย่างชัดเจน เพราะต้องเป็นสิทธิของผู้รับมอบที่จะวางแผนหรือหากลวิธีของตนได้
6. จัดทำแผนมอบหมายงาน ในกรณีที่เป็นภารกิจที่สำคัญ หรือสิ่งที่ต้องทำต่อเนื่องเป็นระยะยาวควรจะได้จัดทำแผนอันประกอบไปด้วยเป้าหมายและระยะเวลาการดำเนินงาน หรือรายละเอียดอื่น ๆ ไดชัดเจน
7. สนับสนุนทรัพยากรที่จำเป็น เมื่อมอบหมายงานแล้วก็ต้องให้การสนับสนุน เช่น จัดคนให้จัดงบประมาณ วัสดุอุปกรณ์ ตลอดจนคำแนะนำต่าง ๆ
8. จัดระบบควบคุมและติดตามงาน การมอบหมายงานที่ดีจะต้องมีระบบติดตามว่าทราบผลหรือความก้าวหน้าได้โดยวิธีใด ควรจะได้ติดตามงานได้เป็นระยะ ๆ และสม่ำเสมอ หรือให้มีการรายงานตามกำหนด
9. ตรวจตราแก้ไขและให้กำลังใจ เมื่อมอบหมายงานไปแล้วต้องไม่นิ่งนอนใจต้องเรียกมาตรวจสอบ หากปรากฏว่ามีส่วนที่ไม่ถูกต้องให้คำแนะนำและหมั่นให้กำลังใจ
10. จัดผลประโยชน์ตอบแทน เพื่อตอบแทนความเหนื่อยยากของผู้รับมอบงาน ผู้มอบจำเป็นต้องมีรางวัลตอบแทนบ้างตามสมควร ทั้งรางวัลใหญ่และเล็ก เช่น คำชมเชย การพิจารณาความดี ความชอบให้เลื่อนขั้น ให้ค่าตอบแทน ฯลฯ
โดยทั่วไปมักมีปัญหา คือ ผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจมักมอบหมายงานให้แต่ไม่มอบอำนาจไห้ด้วยจึงดำเนินการไม่ได้ผลดี ผู้มอบควรคำนึงถึงหลักที่ว่า "อำนาจหน้าที่ควรจะเท่ากับความรับผิดชอบ" นอกจากให้อำนาจแล้วควรอำนวยความสะดวกอื่น ๆ ด้วย เพราะการมอบหมายงานมิใช่นโยบายงานให้พ้นตัว หากแต่จะต้องคอยดูแล ช่วยเหลือและเอาใจใส่ด้วย
การทำงานในสำนักงานผู้บริหารมักมอบหมายงานให้แก่ผู้อื่นนำไปปฏิบัติ ขณะเดียวกันก็ควรมอบหมายอำนาจหน้าที่ด้วย เพระการมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้ผู้อื่น เป็นการช่วยลดภาวะของผู้บริหารให้น้อยลง เป็นพัฒนาด้วยตัวพนักงานเองให้มีความสามารถในการตัดสินใจเบื้องต้นและเป็นการช่วยพัฒนาด้านขวัญและกำลังใจของพนักงาน
9. การมอบหมายอำนาจหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ |
การมอบหมายอำนาจหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพทำได้โดย
1. ผู้บริหารยินดีรับฟังความคิดเห็น และข้อเสนอแนะต่าง ๆ จากพนักงาน
2. ยินยอมให้พนักงานตัดสินใจได้ในเรื่องที่เห็นสมควร ตามตำแหน่งอำนาจหน้าที่ของบุคคลนั้น
3. ยินยอมรับความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการกระทำของพนักงานโดยมิได้เจตนา ควรหาทางแก้ไขปรับปรุงมิให้เกิดขึ้นอีก ให้พนักงานได้เรียนรู้ในความผิดที่เกิดขึ้น
4. ไว้วางใจผู้ใต้บังคับบัญชา ในการเป็นผู้แทนกระทำการแทนได้ในกรณีที่เห็นสมควรโดยไม่ได้ควบคุมอย่างใกล้ชิด แต่ให้อิสระในการทำงานอย่างเต็มที่
การมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา ในบางครั้งผู้บริหารพบว่าพนักงานทำงานบ่ายเบี่ยงไม่ยอมรับฟังคำสั่งนั้น อาจเนื่องมาจากสาเหตุ ต่อไปนี้
1. พนักงานผู้นั้นหลีกเลี่ยงงาน ไม่ยินดีที่จะรับผิดชอบงานใด ๆ ผู้บริหารควรหาวิธีการจูงใจให้พนักงานมองเห็นคุณค่าของการทำงานนั้น
2. พนักงานอาจเกรงต่อความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น เกรงกลัวต่อคำตำหนิคำวิจารณ์ต่าง ๆ ผู้บริหารควรเปิดใจให้กว้างยอมรับความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
3. การขาดทรัพยากรสิ่งอำนวยความสะดวกในการทำงาน เช่น ขาดงบประมาณ ขาดบุคลากรช่วยเหลือรับงานบางส่วน หรือไม่มีเครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงานที่เพียงพอ
4. พนักงานขาดความเชื่อมั่นในตนเอง ไม่มั่นใจในความสามารถของตนเองว่ามีเพียงพอ กรณีนี้ผู้บริหารควรให้กำลังใจและเปิดโอกาสให้แสดงความสามารถในการทำงานที่ไม่ยากนักก่อน เพื่อเป็นแรงจูงใจต่อไป
5. พนักงานไม่ได้รับความตอบแทนอย่างยุติธรรม ทำให้อาจต้องเสียสละหรืองบประมาณส่วนตัวเพื่อการทำงานนั้น ในกรณีนี้ผู้บริหารควรจัดหาผลประโยชน์ตอบแทนในรูปแบบต่าง ๆ ตามความเหมาะสมและความเป็นไปได้ อาจเป็นค่าตอบแทนที่เป็นตัวเงินหรือมิใช่ตัวเงินก็ได้ และการทำงานทุกครั้งบางครั้งไม่จำเป็นต้องทำเพื่อผลตอบแทนเสมอไป พนักงานอาจเสียสละบ้างในบางครั้ง
6. พนักงานขาดขวัญและกำลังใจในการทำงาน จึงไม่ต้องการรับมอบงานใด ๆ เช่น พนักงานไม่ได้รับความยุติธรรมในการเลือกปฏิบัติของผู้บังคับบัญชา ทำให้พนักงานเสียกำลังใจในการทำงาน
10. การมอบหมายงานให้พนักงานนำไปปฏิบัติ |
การมอบหมายงานให้พนักงานนำไปปฏิบัติ ควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้
1. ลักษณะงานที่จะมอบหมาย งานนั้นมีความสำคัญมากน้อยเพียงใด งานนั้นมีลักษณะเจาะจงสำหรับผู้ปฏิบัติที่มีความเชื่อเชี่ยวชาญเฉพาะด้านหรือไม่ งานเป็นนั้นเป็นงานเร่งด่วนมากน้อยเพียงใด และงานนั้นเป็นงานที่เป็นความลับเปิดเผยได้หรือไม่
2. ลักษณะของผู้รับมอบหมายงาน คือ พนักงานผู้ปฏิบัติ มีคุณสมบัติในการทำงานนั้นได้หรือไม่ผลงานเป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการหรือไม่ พนักงานเป็นผู้ที่ทำงานช้าหรือเร็วเพียงใด พนักงานเป็นผู้ที่สามารถรักษาความลับของหน่วยงานได้หรือไม่ ข้อนี้จึงจัดเป็นคุณสมบัติ (Character) ของพนักงาน
3. ความสามรถของผู้รับมอบหมายงาน คือ ความสามรถในการปฏิบัติงานได้สำเร็จมีความรับผิดชอบมีความมานะพากเพียรพยายามต่อสู้อุปสรรคจากการทำงาน และมีประสบการณ์ในการทำงานเข้าใจปัญหาและวิธีแก้ไขปัญหาได้
ผู้มอบหมายหรือผู้บังคับบัญชา มีหน้าที่หลักคือการดูแลให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างเรียบร้อยถูกต้องและเหมาะสม สำเร็จผลตามเป้าหมายที่ต้องการ รวมถึงการให้คำแนะนำ ให้กำลังใจ ให้คำปรึกษาแก่ผู้ปฏิบัติงาน สร้างบรรยากาศแจ่มใสในการปฏิบัติงาน ผู้บริหารสำนักงานจึงควรมีความชำนาญเกี่ยวกับงานสำนักงาน และการบริหารสำนักงานในด้านต่าง ๆ ได้แก่
1. ความชำนาญในงานสำนักงาน หมายถึง การมีความรู้ในงาน ทราบถึงขั้นตอน รายละเอียดวิธีปฏิบัติอย่างถูกต้องมีความรู้ในการใช้เครื่องใช้สำนักงานสมัยใหม่พอสมควร หากไม่ทราบวิธีปฏิบัติก็ควรทราบถึงประสิทธิภาพการทำงานของเครื่องมือเครื่องใช้ที่สำนักงานมีอยู่รู้ความต้องการใช้งานในอนาคต
2. ความชำนาญในการสอนงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา หมายถึง สามารถให้คำแนะนำ ปรึกษาและการเป็นเสมือนพี่เลี้ยงให้แก่ผู้ปฏิบัติเกิดความรู้สึกมั่นใจในการทำงานมากขึ้น
3. มีความชำนาญในการปรับปรุงระบบและวิธีปฏิบัติ หมายถึง มีความคิดในการวิเคราะห์ระบบการทำงานที่ถูกต้อง มีความข้องตัว และรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยทำการปรับปรุงจุดที่เห็นว่ามาเหมาะสมกับสภาพการณ์ปัจจุบัน หาวิธีการทำงานให้ง่ายขึ้นโดยใช้เทคนิควิธีการปรับปรุง
4. มีความรู้ด้านเทคนิค หมายถึง มีความชำนาญในด้านเทคนิคการทำงานโดยอาศัยเทคโนโลยีด้านต่าง ๆ เข้ามาช่วย และมีเทคนิคในการจูงใจคนและสำคัญกับผู้อื่นเป็นอย่างดี
5. มีความรู้ด้านการบริหาร หมายถึง มีความรู้ด้านการบริหารจัดการที่ถูกต้องสามารถตัดการกับทรัพยากรสำนักงานได้อย่างเหมาะสม ได้ประโยชน์ มีประสิทธิภาพสูงสุด มีการวางแผนล่วงหน้ากำหนดเป้าหมายของงานอย่างชัดเจนเพื่อเป็นแนวทางสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชานำไปปฏิบัติ สามมรถมอบหมายงานให้แก่บุคคลได้อย่างเหมาะสมเพื่อเป็นแนวทางสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชานำไปปฏิบัติสามารถมอบหมายงานให้แก่บุคคลได้อย่างเหมาะสมตามความรู้ความสามมารถ จะแบ่งหน้าที่งานชัดเจนไม่ก้าวก่ายกัน ควบผลการปฏิบัติงานไม่ให้เกิดการผิดพลาดเสียหายบกพร่อง
การมอบหมายเป็นศิลปะของผู้บริหารสำนักงานในการเลือกใช้คนให้เหมาะสมกับงานการมอบหมายงานที่มีมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับความสำคัญ ความยากง่ายของงาน หากเป็นงานที่มีความสำคัญ การมอบหมายงานจำเป็นต้องพิจารณาตัวบุคคลผู้รับมอบในแง่ความสามารถและความรับผิดชอบงานสำคัญ ๆ ได้แก่ งานที่ต้องใช้งบประมาณมาก งานที่ต้องใช้บุคลากรจำนวนมากเป็นงานที่เกี่ยวของกับคนจำนวนมาก และเป็นงานที่มีผลกระทบต่อหลาย ๆ ฝ่ายหากเกิดผิดพลาด ดังนั้นจึงต้องให้ความสำคัญกับผู้ทึ่มอบหมายงานให้ด้วย ว่ามีความสามารถกระทำงานนั้นได้เป็นอย่างดีหรือไม่
ส่วนการมอบหมายงานที่มีความยาก ควรมอบหมายให้กับผู้ที่มีความรู้เฉพาะด้านและทราบรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องนั้น ๆ เป็นอย่างดี ดังนั้น การมอบหมายงานแก่พนักงานในสำนักงานผู้บริหารพิจารณาว่างานใดเหมาะสมกับบุคคลใดมากที่สุด จะช่วยให้ผลการทำงานเป็นไปตามความคาดหวังมากที่สุด จึงต้องพิจารณาองค์ประกอบของงานและลักษณะหรือคุณสมบัติของบุคคลเหมาะสมด้วย
สรุป
การอำนวยการหรือการสั่งการ หมายถึง การใช้ทักษะในการบริหารตลอดจนความสามารถของผู้บริหารในการติดต่อประสานงาน สั่งการ และกระตุ้นให้พนักงานปฏิบัติงานตามหน้าที่ความรับผิดชอบโดยผู้สั่งการจะต้องมอบอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบแก่ปฏิบัติ เปิดโอกาสให้ผู้ปฏิบัติได้แสดงความคิดเห็นบ้างตามความเหมาะสมที่สำคัญคือผู้สั่งการจะต้องพิจารณาผู้ปฏิบัติหรือผู้ทำงานให้เหมาะสมกับงาน แล้วคอยติดตามงาน ให้ความช่วยเหลือ สนับสนุนด้านต่าง ๆ รวมไปถึงการให้กำลังใจและผลตอบแทนแก่ผู้ปฏิบัติงานบ้างตามสมควร เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานมีกำลังใจ สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ