Custom Rich-Text Page

ระบบสารสนเทศ

1.  ความหมายของระบบสารสนเทศ

                ระบบสารสนเทศ (Information System ) หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมูลนั้นกลายเป็นสารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้อง

2.  ข้อมูลสารสนเทศ

       ในปัจจุบันการแข่งขันทางธุรกิจต้องอาศัยข้อมูลเป็นหลักจึงมีการนำเอาเทคโนโลยีมาช่วยจัดการข้อมูลอย่างมากดังจะเห็นได้จากการแข่งขันการให้บริการของธนาคารพาณิชย์การใช้ข้อมูลในการตัดสินใจประกอบการตัดสินใจลงทุนซื้อขาย หลักทรัพย์ ข้อมูลเป็นหัวใจของการดำเนินงานเป็นแหล่งความรู้ที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ บริษัทหรือองค์การ จึงดำเนินการ อย่างจริงจังให้ได้มาซึ่งข้อมูล และปกป้องดูแลข้อมูลของตนเป็นอย่างดี เพราะข้อมูลเป็นสิ่งมีค่ามีราคา การโจรกรรม ข้อมูลโดยใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆจึงเป็นปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้น ดังที่ปรากฏเป็นข่าวทั้งในประเทศและต่างประเทศ
        จากที่กล่าวมาแล้วว่า ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์เกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สถานที่ สิ่งของต่างๆ ซึ่งมีการเก็บรวบรวมเอาไว้ และสามารถเรียกเอามาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลัง ข้อมูลจึงจำเป็นต้องเป็นข้อมูลที่ดีมีความถูกต้องแม่นยำ
                สำหรับ สารสนเทศ หมายถึง สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ
                การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล

3.  ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

MIS ที่ดีควรมีลักษณะที่สำคัญ ดังนี้
1. MIS ถูกนำไปใช้การตัดสินใจของผู้บริหารทุกระดับ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเรียกค้นข้อมูลได้รวดเร็ว แต่ส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับปัญหาแบบมีโครงสร้าง (Structured Problems) เน้นการแก้ปัญหาที่เกิดกับงานประจำ
2. MIS เป็นระบบงาน ซึ่งผสมผสานข้อมูลจากหลาย ๆ แหลางหรือระบบย่อยหลาย ๆ ระบบที่มีความสัมพันธ์กันเพื่อจัดทำสารสนเทศเป็นภาพรวมที่สมบูรณ์ของทั้งระบบ
3. การพัฒนาระบบสารสนเทศ จะเริ่มจากความต้องการและความเห็นชอบของผู้บริหารเพื่อจัดเตรียมสารสนเทศให้แก่ผู้บริหารช่วยในการตัดสินใจและบรรลุจุดมุ่งหมายโดยรวมองค์กร
4. MIS จะใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย เนื่องจากข้อมูลในองค์กรหนึ่ง ๆ มีเป็นจำนวนมากและมีความสลับซับซ้อน คอมพิวเตอร์จึงถูกนำมาใช้เพื่อสร้าง MIS ให้แก่ผู้บริหาร ใช้ในการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็วและเหมาะสม
5. สารสนเทศนั้นจะถือว่าเป็นทรัพยากรที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งเช่นเดียวกับพนักงานเครื่องจักร เงินทุนและวัตถุดิบ จุดมุ่งหมายของ MIS คือจัดทำสารสนเทศที่เป็นประโยชน์แก่องค์กรเพื่อใช้ควบคุม การทำงานและการจัดการขององค์กร

6. ทำการจัดเก็บข้อมูลสร้างเป็นฐานข้อมูลเก็บไว้ ซึ่งฐานข้อมูลนี้เป็นการรวบรวมข้อมูลให้เป็นหนึ่งเดียว วัตถุประสงค์คือต้องการจะหลีกเลี่ยงความซับซ้อนของการเก็บข้อมูล
7. การมีส่วนร่วมของผู้ใช้ MIS จะไม่ประสบความสำเร็จถ้าปราศจากจากความร่วมมือและความพอใจของผู้ใช้งานถึงแม้ว่ามีระบบที่ดีเพียงใดก็ตามถ้าผู้ใช้งานเกิดความรู้สึกต่อต้านและคดว่า MIS จะมาแย่งงานของตนไป

4.  ส่วนประกอบของสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศได้ถูกพัฒนาขึ้นในรูปแบบเพื่อสนองความต้องการสารสนเทศในการบริหารงานระดับต่างๆ ดังนี้

4.1. ระบบประมวลผลรายการ (TPS : Transaction Processing Systems) บางครั้งเรียกว่า ระบบประมวลผลข้อมูล (DP : Data Processing Systems) ซึ่งเป็นการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการข้อมูลเบื้องต้น เป็นการประมวลข้อมูลที่เป็นการดำเนินงานประจำวันภายในองค์ การประมวลข้อมูลในยุคก่อนที่จะมีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้นั้น จะเป็นการประมวลผลที่กระทำด้วยมือหรือใช้เครื่องคำนวณช่วย ต่อมามีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผลโดยเฉพาะในระบบธุรกิจเพื่อช่วยงานประจำ เช่น การสั่งซื้อสินค้า การจัดระบบสินค้าคงคลัง การทำบัญชีต่าง ๆ การทำใบเสร็จรับเงิน การทำใบแจ้งหนี้ ใบสั่งสินค้า รายการซื้อ รายการขาย ในการทำการประมวลผลรายการก็จะมีการจัดทำเอกสารรายงานต่าง ๆ เป็นประจำ แต่ยังไม่อาจกล่าวได้ว่าเป็นระบบสารสนเทศได้เต็มที่เพราะเอกสารส่วนมากถูกนำไปใช้เกี่ยวกับงานประจำวัน เช่น การบันทึกรายการบัญชี การบันทึกยอดขายประจำวัน การออกใบแจ้งหนี้ เป็นการบันทึกรายการตาง ๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันซึ่งปฏิบัติงานในลักษณะซ้ำ ๆ ทุกวัน มากกว่าจะใช้เพื่อการบริหาร หรือการจัดการ เพราะรายงานประจำวันนั้น ไม่ระบุสารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการทราบ เช่น ผู้บริหารต้องการทราบว่า ลูกค้าประเภทไหนชอบสินค้าชนิดใด สินค้าใดจะมีแนวโน้มที่จะขายดีมากขึ้นหรือลดลง สินค้าประเภทใดที่เป็นที่นิยมในภาคไหนTPS เป็นขั้นตอนเบื้องต้นในการทำหน้าที่ผลิตสารสนเทศ แล้วส่งไปยังระดับต่อไปตัวอย่างข้อมูลที่เข้ามาในระบบประมวลผลรายการ ได้แก่ ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า ข้อมูลการขายสินค้า ระบบการจองโรงแรมห้องพัก ระบบการจองตั๋วเครื่องบิน ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลพนักงานลูกจ้าง หรือข้อมูลการส่งสินค้า โดยจะนำข้อมูลเบื้องต้นเหล่านี้เข้ามาเพื่อ ทำการประมวลผลโดยถือว่าระดับ ประมวลผลรายการเป็นระดับล่างสุดซึ่งในระดับนี้จำเป็นต้องมีการจัดการทำงานให้เป็นแบบแผนที่แน่นอนตายตัว เป็นระบบที่เก็บข้อมูลธรรมดา เพื่อนำไปใช้งานในภายหลัง เช่น วันนี้มียอดขายเท่าใด รายรับรายจ่ายเท่าใด มีเงินหมุนเวียนในระบบเท่าใดหรือในคลังสินค้า สินค้าที่นำออกไปมีปริมาณมากน้อยแค่ไหน ปัจจุบันระบบประมวลรายการมักนิยมใช้กับการประมวลผลแบบออนไลน์ (On - line Processing) นั่นคือข้อมูลต่าง ๆ จะถูกประมวลผลทันทีที่เข้าสู่ระบบ มักนิยมใช้กับงานธุรกิจประจำวัน สรุปคือเป็นกิจกรรมในแต่ละวันนั่นเองโดยระบบประมวลผลรายการเป็น ตัวเชื่อมระหว่างองค์กรกับสิ่งแวดล้อม และเป็นตัวหลักที่เก็บข้อมูลไว้ก่อนที่จะส่งไปยังระดับอื่น ๆ ถ้าระบบนี้ทำงานได้ไม่ดีหรือมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น จะทำให้ข้อมูลขาดประสิทธิภาพ ก็จะเกิดผลกระทบทั้งองค์กร งานที่ได้อาจขาดความสมบูรณ์หรือเกิดความเสียหายได้ทั้งองค์กรเพราะทำให้ขาดความต่อเนื่องของงานหรือได้รับข้อมูลไม่ตรงกับความเป็นจริง งานในระดับอื่น ๆ ก็ผิดพลาดตามไปด้วย สาเหตุหนึ่งของความผิดพลาด อาจเกิดมาจากข้อมูลที่รับเข้ามาไม่สมบูรณ์เพียงพอ หรือสาเหตุเกิดจากภายในระบบประมวลผลรายการเองซึ่งถือได้ว่า ระบบประมวลผลรายการมีความสำคัญสูงสุดสำหรับองค์กรTPS มักจะทำการประมวลผลข้อมูลกับงานเฉพาะส่วนขององค์กร เช่น ฝ่ายรับสมัคร ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต เป็นต้น โดยแต่ละฝ่ายจะมีการรับข้อมูล จัดเก็บข้อมูลไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลและทำการประมวลผลแยกกัน ผู้ใช้ระบบ TPS ได้แก่ เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลพนักงานลงบัญชี พนักงานรับสั่งจอง เป็นต้น

4.2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS : Management Information Systems)
               เป็นระบบที่ช่วยในการเตรียมรายงานเพื่อให้ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ใช้ในการควบคุมการปฏิบัติงาน ผู้บริหารสามารถใช้สารสนเทศที่ได้จัดการกับปัญหาแบบโครงสร้าง เช่น ใช้ในการวิเคราะห์ความผิดพลาด ความก้าวหน้า หรือข้อบกพร่องในการทำงาน รายงานส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปของรายงานสรุป (Summary Report) จากการปฏิบัติงานประจำ เป็นงานที่ได้รับการส่งต่อจากงาน TPS คือ เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผลเพื่อกลั่นกรองข้อมูลที่มีอยู่ในระบบให้สามารถใช้ประโยชน์ได้เพื่อเสนอต่อผู้บริหารในระดับต่อไป คำว่า MIS บางครั้งจะใช้คำว่า IRS (Information Reporting Systems) หรือ MRS (Management Reporting Systems) แทนความแตกต่างระหว่าง ระบบสารสนเทศเพื่อ การจัดการ(MIS)  และ ระบบประมวลผลรายการ (TPS) มีหลายประการ TPS ใช้แฟ้มข้อมูลแยกกันเนื่องจากการทำงานแยกกันในแต่ละฝ่าย เช่น ทำหน้าที่ เกี่ยวกับการรับใบสั่งสินค้าจากลูกค้า ประมวลรายการสินค้า บันทึกรายการขาย ดูแลการส่งสินค้า ควบคุมคลังสินค้า และการบัญชีMIS จะใช้ฐานข้อมูลร่วมกันและมีการรวบรวมข้อมูลจากหลาย ๆ ฝ่ายทำให้ MIS มีความยืดหยุ่นในการสร้างสารสนเทศให้กับ ผู้บริหารตามความต้องการ สารสนเทศที่ได้จะเกี่ยวข้องกับการสรุปผลการดำเนินงานที่ได้จาก TPS จะมีการพิมพ์รายงานสรุปว่าสินค้าอะไรบ้างที่ขายช้าหรือขายเร็วและส่วนของคลังสินค้าก็จะรู้ว่า ต้องสั่งสินค้าอะไรเพิ่มเข้ามาใหม่ ดังนั้น MIS เป็นการสร้างสารสนเทศที่จำเป็นต่อการจัดการในงานต่าง ๆ มีการวางแผนขั้นแรกในระดับการควบคุม และตัดสินใจของผู้บริหารในงานทั่ว ๆ ไป โดยจะใช้สารสนเทศที่ได้จาก TPS บุคลากรที่เกี่ยวข้องในการเชื่อมต่อระบบ MIS ก็คือผู้บริหาร ผู้บริหารจะคอยรับทราบและทำความเข้าใจถึงภาพรวมและแนวโน้มว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับบริษัท สถานะการเงินเป็นอย่างไร สภาพตลาดเป็นอย่างไรมีกำลังการผลิตมากน้อยเพียงใดรวมถึงผลกระทบหรือปัญหาที่เกิดขึ้นตลอดจนโอกาสต่าง ๆ ทางธุรกิจมีแนวโน้มเป็นอย่างไร จากนั้นจึงนำสิ่งที่ได้รับจากการรายงานข้างต้นมาพิจารณาวางแผนและดำเนินการต่อไปMIS จะอยู่ในระดับกลางขององค์กร คือ เป็นระดับของการจัดการ ทั้งทางด้านการจัดการขาย การควบคุมกิจกรรมในรูปแบบต่าง ๆ ของระดับปฏิบัติงาน เช่น นำข้อมูลของวันนี้มาเปรียบเทียบกับข้อมูลของเดือนที่ผ่านมาหรือย้อนหลัง 3 เดือน แล้วนำมาสรุปในอยู่ในรูปของกราฟหรือรายงาน นอกจากนี้ผู้บริหารยังใช้สารสนเทศที่ได้จาก TPS มาวิเคราะห์กาความผิดพลาดหรือหาความก้าวหน้าในการทำงาน โดยอาจใช้ข้อมูลทางสถิติเปรียบเทียบผลที่ได้จากการปฏิบัติจริงกับค่าประมาณ ที่วางแผนไว้ แล้วจึงส่งต่อไปยังผู้บริหารระดับสูง เพื่อผู้บริหารระดับสูงจะได้นำสารสนเทศที่ได้ไปใช้ในการกำหนดนโยบาย หรือวงแผนระบบงานต่อไป

4.3. ระบบสนับสนุนการตัดสิน (DSS : Decision Support Systems) เป็นระบบที่เป็นการทำงานแบบกึ่งโครงสร้าง มีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วและมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ทำหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูลการนำมาใช้และการรายงานข้อมูลเพื่อที่จะใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ ของผู้บริหารระดับต่าง ๆ (ประสงค์ ประณีตพลกรังและคณะ. 2541 ; 16) ในระดับนี้จำเป็นต้องอาศัยสารสนเทศจาก TPS และ MIS แบบสรุปมาใช้ประกอบการตัดสินใจ DSS แตกต่างจากระบบอื่น ๆ คือ เป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นต่อการตัดสินใจ และมีการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อสถานการณ์ต่าง ๆ เป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคนข้อแตกต่างระหว่าง DSS กับ MIS มีดังนี้
             MIS สามารถให้สารสนเทศได้เฉพาะสารสนเทศที่มีอยู่แล้ว ไม่สามารถจัดสารสนเทศใหม่ทันทีทันใด MIS ใช้กับปัญหาแบบมีโครงสร้าง เช่น ในระบบสินค้าคงคลังเมื่อไรจึงจะสั่งวัตถุเพิ่ม และต้องสั่งเท่าไร ซึ่งเป็นลักษณะของปัญหาที่เกิดประจำในระดับปฏิบัติการ การตัดสินในจะขึ้นอยู่กับความต้องการในการผลิต ราคาต้นทุนวัตถุดิบและตัวแปรอื่น ๆ ที่ต้องใช้ในระบบสินค้าคงคลังDSS ได้ถูกออกแบบเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ ที่เกี่ยวข้องกับปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างซึ่งเป็นปัญหาที่ส่วนเป็นแบบมีโครงสร้าง และส่วนหนึ่งเป็นแบบไม่มีโครงสร้าง เช่น ความต้องการปรับปรุงคุณภาพการส่งสินค้าของพ่อค้า ปัญหาแบบมีโครงสร้างได้แก่ การเปรียบเทียบสารสนเทศในการส่งของอย่างตรงเวลาของพ่อค้าในช่วง 2 ปีที่ผ่านมา ซึ่งสามารถได้ข้อมูลจากระบบฐานข้อมูลของ MIS และปัญหาแบบไม่มีโครงสร้างได้แก่ สถานการณ์ที่ทำให้ไม่สามารถส่งสินค้าได้ เกี่ยวกับนโยบายการสั่งซื้อสินค้า ราคาสินค้าและอื่น ๆ ปัญหาดังกล่าวต้องใช้ DSS ช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ นอกจากนี้ DSS จะอยู่ในรูปแบบที่ไม่แน่นอนขึ้นอยู่กับผู้บริหารแต่ละคน เป็นระบบที่ถูกแบบขึ้นมาเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ ภายใต้ผลสรุป และเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกแหล่งข้อมูลภายในเป็นข้อมูลที่ไมจากฐานข้อมูลภายในองค์กร เช่น การขาย การผลิต ฐานะทางการเงินขององค์กร แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ กระแสการเงิน กระแสการลงทุนในตลาดหุ้น ภาวะเศรษฐกิจ ข้อมูลของบริษัทคู่แข่ง DSS มักจะใช้ภาษาสืบค้น (Query Language) ใช้การวิเคราะห์ทางสถิติ ใช้ภาพกราฟิก เพื่อให้ผู้บริหารได้รับสารสนเทศที่ต้องการจริง ๆ ช่วยในการตัดสินใจ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยผู้บริหารสร้างตัวแบบ (Model)ของตัวแปรต่าง ๆ ที่จะมีผลกระทบต่อการตัดสินใจ ซึ่งตัวแบบนี้ถ้าเปลี่ยน ตัวแปร 1 ตัวหรือมากกว่า จะทำให้ผลกระทบเปลี่ยนไปโดยตัวแบบจะรวมเอาแฟคเตอร์ (Factor) ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมาเปรียบเทียบ ผลที่เกิดขึ้นเพื่อให้ผู้บริหารทำการตัดสินใจ ตัวแบบที่สร้างขึ้นง่ายต่อการใช้ การดึงข้อมูลและการทำรายงาน ผู้บริหารสามารถสร้างสารสนเทศที่คิดว่ามีประโยชน์เพื่อช่วยในการตัดสินใจได้เป็นอย่างดีDSS เป็นระบบสารสนเทศแบบโต้ตอบได้ ช่วยในการตัดสินใจของคน ช่วยในการวิเคราะห์งานได้ดีโดยช่วยให้คนรู้จักข้อมูลและรู้จักใช้ตัวแบบ (Model) ของคอมพิวเตอร์ในการแก้ปัญหา ช่วยผู้บริหารในการทดสอบทางเลือกเพื่อตัดสินใจ ทำให้ทราบว่าการเลือกทางเลือกนั้นจะเกิดอะไรขึ้น ีการนำสารสนเทศที่เตรียมได้จากระดับล่างขององค์กรและสารสนเทศภายนอก มาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจเพื่อให้ได้ผลใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุด สามารถทำนายแนวโน้มของตลาดได้ ทำให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลักษณะการตัดสินในระดับนี้ จะค่อนข้างยุ่งยากซับซ้อนมากกว่าการตัดสินใจในระดับล่าง

4.4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS : Office information Systems) เป็นระบบการจัดการสารสนเทศในสำนักงานโดยใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ ในสำนักงาน เช่น อุปกรณ์ทางด้านคอมพิวเตอร์ ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) การส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) ซึ่งประกอบด้วยอุปกรณ์ โมเด็ม (Modem) โทรศัพท์ เครื่องโทรสาร เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น เพื่อใช้เกี่ยวกับงานประมวลผลคำ งานพิมพ์ตั้งโต๊ะ งานส่งข่าวสารข้อมูลและอื่น ๆ เป็นระบบเกี่ยวกับการผลิตเอกสาร การติดต่อประสานงานโดยเกี่ยวข้องกับระบบ TPS และ MIS เพื่อนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ในงาน บริหารในสำนักงานเพื่อเป็นประโยชน์ในการทำงาน

5.  องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ    

มี 5 องค์ประกอบ  ได้แก่  ฮาร์ดแวร์   ซอฟต์แวร์   ข้อมูล บุคลากร  และขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. ฮาร์ดแวร์

ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจเมื่อพิจารณาเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งเป็น  3 หน่วย คือ
      -  หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์
      - หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)
      -  หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่ จอภาพ เครื่องพิมพ์

2 . ซอฟต์แวร์

       ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้  ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น มีส่วนประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับบุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น ส่วนงานในระดับองค์กรส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่าจ้าง หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กร เป็นต้น

 ซอฟต์แวร์ คือ  ชุดคำสั่งที่สั่งงานคอมพิวเตอร์ แบ่งออกได้หลายประเภท เช่น

1.      ซอฟต์แวร์ระบบ  คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการกับระบบคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ ที่มีอยู่ในระบบ  เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดว์ส ระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์

2.      ซอฟต์แวร์ประยุกต์  คือ ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานด้านต่างๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น     ซอฟต์แวร์กราฟิก     ซอฟต์แวร์ประมวลคำ    ซอฟต์แวร์ตารางทำงานซอฟต์แวร์นำเสนอข้อมูล  

3. ข้อมูล

     ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้ เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์กร ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ 

4. บุคลากร

          บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใดโอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมากขึ้น ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความต้องการ สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์กรที่มีความซับซ้อนจะต้องใช้บุคลากรในสาขาคอมพิวเตอร์โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

          ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยวข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนการปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนปฏิบัติเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจน 

6.  ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ  (MIS Subsystems)

        เราสามารถกล่าวได้ว่าหน้าที่หลักของ MIS คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายใน และภายนอกองค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อทำการประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสม และจัดพิมพ์เป็นรายงานส่งต่อให้ผู้ใช้ เพื่อช่วยให้การตัดสินใจและบริหารงานของเขาให้มีประสิทธิภาพ ถ้าพิจารณาในรายละเอียดหรือตามสภาพความเป็นจริงขององค์การ การที่ธุรกิจจะได้มาซึ่งสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร จะต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติของแต่ละส่วนย่อย ๆ ในระบบแตกกระจายออกไป เพื่อรับผิดชอบการทำงานเฉพาะในแต่ละหน้าที่ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมสำหรับผู้ใช้ ซึ่งเราสามารถกล่าวว่า กลุ่มของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS Subsystems) โดยที่เราสามารถแบ่งระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการออกตามหน้าที่งานในองค์การได้เป็น 4 ระบบ ต่อไปนี้

        1. ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (Transaction Processing System) หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การ โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ โดยเฉพาะปัจจุบันที่การดำเนินงานในแต่ละวันมักจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็นจำนวนมาก เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างสะดวก รอดเร็ว และสามารถปฏิบัติงานได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต

        2. ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ (Management Reporting System) หรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยทั่วไปแล้วการทำงานของระบบจัดออกรายงานสำหนับการจัดการจะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ

        3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Supporting System) หรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่จัดหารหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง (Semi-structure) และไม่มีโครงสร้าง (Nonstructure) ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับ หรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร แต่จะจัดหาและประมวลสารสนเทศ หรือสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นในการตัดสินใจกับผู้บริหาร ปัจจุบัน DSS ได้รับการพัฒนาและนำไปใช้ในองค์การ เนื่องจากเป็นเรื่องที่ได้รับความสนใจจากบุคคลจากหลายฝ่ายและเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้บริหาร ซึ่งเราจะนำเสนอรายละเอียดในบทต่อไป

        4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System) หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพโดย OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุด หรือเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่ง คือ ระบบสารสนเทศสำนักงานมีวัตถุประสงค์ เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกัน และระหว่างองค์การ รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ

        ความต้องการใช้งานสารสนเทศที่หลากหลายในองค์การ ทำให้ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแตะละประเภทจะมีวัตถุประสงค์ ส่วนประกอบ และการใช้งานที่แตกต่างกัน นอกจากนี้แต่ละระบบยังทวีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจมากขึ้นเรื่อย ๆ จึงเป็นความจำเป็นที่ผู้ศึกษาด้านบริหาระธุรกิจและการจัดการระบบสารสนเทศจะต้องทำความเข้าใจในคุณสมบัติการทำงาน และส่วนประกอบของระบบย่อย เพื่อให้สามารถนำความรู้ และความเข้าใจไปใช้งานได้จริง ประการสำคัญคือสามารถบูรณาการระบบย่อยภายในองค์การให้สอดคล้องกันและเกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์การ

7.  ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (Business Information Systems)

   เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบบาทสำคัญต่อการดำรงชีวิตของมนุษย์ในสมัยปัจจุบัน โดยเกี่ยวข้องกับกิจกรรมทั้งใน ระดับ มหภาค และจุลภาค โดยระบบสังคมใหม่เป็นสังคมที่ข้อมูลข่าวสารสามารถเดินทางได้อย่างอิสระ บุคคลสามารถเข้าถึงและ นำข้อมูล มาใช้ ประโยชน์ อย่างเต็มที่ ก่อให้เกิดพัฒนาการที่รวดเร็วทางเศรษฐกิจสังคม การเมือง และเทคโนโลยี นอกจากการเปลี่ยนแปลง ในระดับมหภาคแล้ว เทคโนโลยีสารสนเทศยังช่วยเสริมประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์การ ซึ่งช่วยสร้างความ สามารถใน การแข่งขันและ ศักยภาพในการ เติบโตแก่ธุรกิจ บูรณาการของเทคโนโลยีสารสนเทศกับการดำเนินธุรกิจ

1.  เทคโนโลยีสารสนเทศกับการดำเนินธุรกิจ

                พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศสร้างความท้าทายต่อผู้บริหารในการบริหารงานทั้งในปัจจุบันและอนาคต โดยเฉพาะการ บูรณา การระหว่างเทคโนโลยีกับการดำเนินธุรกิจ (Integration between Technology and Business Operations) โดยผู้บริหาร ต้องคำนึงถึงความสอดคล้องระหว่างการดำเนินธุรกิจ เทคโนโลยี และการตัดสินใจที่ต้องกระทำอย่างสอดคล้องกัน ผู้บริหารต้อง สามารถ จัดการกับเทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถแบ่งเป็นขั้นตอน ดังต่อไปนี้
1. กำหนดกลยุทธ์องค์การที่ให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีสารสนเทศ
2. กำหนดแผนงานสารสนเทศระดับองค์การและการดำเนินงาน กำหนดโครงการสร้างหน่วยงาสารสนเทศ
3. พัฒนาโครงสร้างพื้นฐานด้านสารสนเทศขององค์การ (Information System Infrastructure) เช่นอุปกรณ์ ชุดคำสั่ง ระบบสื่อสาร และจัดการข้อมูล ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการกำหนดศักยภาพและความ ยืดหยุ่นในการปรับ แต่งของงาน สาร สนเทศ ในองค์การ
4. กำหนดรายละเอียดการดำเนินงานภายในองค์การ พร้อมทั้งพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้มีความพร้อมต่อการ ประยุกต์ เทคโนโลยี สารสนเทศ ให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดแก่องค์การ 

2.  ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (Business Information Systems)  เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อสนับ สนุนให้การดำเนินงานของธุรกิจให้ดำเนินการอย่างเป็นระบบ โดยถูกออกแบบและพัฒนา ให้ปฏิบัติงาน ตาม หน้าที่ ทางธุรกิจ สามารถจำแนกระบบสารสนเทศตามหน้าที่ทางธุรกิจตามหน้าที่ ดังต่อ

ไปนี้ 

3.  ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (Accounting Information System)  ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วน คือ
1. ระบบบัญชีการเงิน (Financial Accounting System) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นใน รูป ตัวเงิน จัดหมวด หมู่รายการต่างๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแส เงินสด โดยมี วัตถุ ประสงค์หลัก คือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุน และ เจ้าหนี้ นอกจากนี้ยัง จัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจด บันทึกลงในสื่อต่างๆ เช่น เทป หรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวล และแสดงผลข้อมูลตามต้องการ

2. ระบบบัญชีบริหาร (Managerial Accounting System) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการ ตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ  โดยมีลักษณะสำคัญคือ 
- ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ
- ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ
- ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
- มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน
- มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน

AIS จะให้ความสำคัญกับการวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็นกระบวนการติดต่อสื่อสาร มากกว่า การ วัดมูลค่า โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้างประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และ การรายงานสารสนเทศ ทาง การบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทาง การบัญชีมีความ ซับซ้อน มากขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนด คุณ สมบัติของสารสนเทศด้านการ บัญชีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานของ องค์การ ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศ เพื่อการ จัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกัน และเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน แต่ MIS จะให้ความสำคัญกับการจัดการ สารสนเทศสำหรับ การตัดสิน ใจของผู้บริหาร ขณะที่ AIS จะประมวล สารสนเทศ เฉพาะ สำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น 

4. ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information System)

                ระบบการเงิน (Financial System) เปรียบเสมือนระบบหมุนเวียนโลหิต ของ่างกายที่สูบฉีดโลหิต ไปยัง อวัยวะ ต่างๆ เพื่อให้การทำงานของอวัยวะแต่ละส่วนเป็นปกติ ถ้าระบบหมุนเวียนโลหิตไม่ดีการ ทำงานของ อวัยวะ ก็บกพร่อง ซึ่งจะส่งผลกระทบ โดยตรงต่อระบบร่างกาย ระบบการเงินจะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (Liquidity) ในการดำเนิน งาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุนอาจก่อให้เกิดปัญหาทั้งโดยตรงและอ้อม โดยที่การ จัดการ ทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังต่อไปนี้ 
1. การพยากรณ์ (Forecast) การศึกษา วิเคราะห์ การคาดการณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการ เงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถ ใช้หลักการทางสถิติและแบบ จำลองทางคณิตศาสตร์ มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงินจะอาศัยข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจน ประ สบการณ์ของ ผู้บริหารในการ ตัดสินใจ
2. การจัดการด้านการเงิน (Financial Management) เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับ และ รายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีการทางการเงิน เช่น การกู้ยืม กากรออกหุ้น หรือการ ตรา สารทางการเงินอื่น เป็นต้น
3. การควบคุมทางการเงิน (Financial Control) เพื่อติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสมในการ ดำเนินงานว่าเป็นไป ตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไข หรือปรับปรุงให้การ ดำเนินงานทาง การเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การ ตรวจสอบและการควบคุมทางการเงินของธุรกิจสามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภท ดังต่อไปนี้
3.1 การควบคุมภายใน (Internal Control)
3.2 การควบคุมภายนอก (External Control)

ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีและระบบสารสนเทศด้านการเงินจะมีความสัมพันธ์กันเนื่องจากข้อมูลทางการบัญชี จะเป็นข้อมูล พื้นฐานสำหรับการประมวลผลและการตัดสินใจทางการเงิน โดยนักการเงินจะนำตัวเลข ทางการบัญชี มาประมวลผลตามที่ตนเองต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจทางการเงิน

5. ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing Information System)

                การตลาด (Marketing) เป็นหน้าที่สำคัญทางธุรกิจ เนื่องจากหน่วยงานด้านการตลาดจะรับผิดชอบ ในการ กระจาย สินค้าและบริการไปสู่ลูกค้า ตั้งแต่การศึกษาและวิเคราะห์ความต้องการการวางแผนและ การสร้างความต้องการ ตลอดจนการส่งเสริมการขายจนกระทั่งสินค้าให้ถึงมือลูกค้า ปกติการตัดสินใจทางการตลาดจะเกี่ยว ข้องกับการ จัดส่วน ประสมทางการตลาด (Marketing Mix) หรือส่วนประกอบที่ทำให้ การดำเนินงาน ทาง การตลาดประสบความสำเร็จ ซึ่งประกอบด้วยปัจจัยหลัก 4 ประการได้แก่ ผลิตภัณฑ์ (Product) ราคา (Price) สถานที่ (Place) และการโฆษณา (Promotion) หรือที่เรียกว่า 4 Ps โดยสารสนเทศ ที่นักการตลาดต้องการในการวิเคราะห์ วางแผนตรวจสอบ และควบคุมให้แผนการตลาด เป็นไป ตามที่ต้องการมาจากแหล่งข้อมูลดังต่อไปนี้

1. การปฏิบัติงาน (Operations) เป็นข้อมูลที่แสดงถึงยอดขาย และการดำเนินงานด้านการตลาด ช่วงระยะเวลา ที่ผ่านมา โดยข้อมูลการปฏิบัติ งานจะเป็นข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นจากกา รดำเนินงานที่ช่วยในการ ตรวจสอบ ควบคุม และวางแนวทางปฏิบัติให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นในอนาคต

2. การวิจัยตลาด (Marketing Research) เป็นข้อมูลที่ได้จากการศึกษาและวิเคราะห์ข้อมูลทางการตลาด โดย เฉพาะพฤติกรรมและความ สัมพันธ์ของผู้บริโภคที่มีต่อผลิตภัณฑ์หรือบริการของธุรกิจ โดย นักการตลาดจะทำการ วิจัยสมมติฐานและการเก็บข้อมูลจากกลุ่ม ตัวอย่างปกติ ข้อมูลในการวิจัยตลาดจะได้มาจากการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ เช่น การสังเกต การสัมภาษณ์ และการใช้แบบสอบถาม

3. คู่แข่ง (Competitor) ปกติ ข้อมูลจากคู่แข่งขั้นจะมีลักษณะไม่มีโครงสร้าง ไม่เป็นทางการ และมีแหล่งที่มา ไม่ชัดเจน เช่น การทดลอง ใช้สินค้า หรือบริการ การสัมภาษณ์ลูกค้าและตัวแทนจำหน่าย การ ติดตามข้อมูลในตลาด และข้อมูลจากสื่อสารมวลชน เป็นต้น

4. กลยุทธ์องค์การ (Corporate Strategy) เป็นข้อมูลสำคัญทางการตลาด เนื่องจากกลยุทธ์จะเป็นเครื่อง กำหนด แนวทางปฏิบัติของธุรกิจ และ เป็นฐานในการกำหนดกลยุทธ์ทางการตลาดขององค์การ

5. ข้อมูลจากภายนอก (External Data) การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทางเศรษฐกิจ การเมือง สังคม และเทคโนโลยี ซึ่งจะส่งผลต่อโอกาส หรือ อุปสรรค ของธุรกิจ โดยทำให้ความต้องการของผู้บริโภคที่มีต่อ ผลิตภัณฑ์หรือบริการของ ลูกค้าขยายตัวหดตัว ตลอดจนสร้างคู่แข่งขันใหม่ หรือ เปลี่ยนขั้นตอนและรูปแบบในการดำเนินงาน

สารสนเทศด้านการตลาดอาจจะมีความแตกต่างกันตามประเภทของธุรกิจ ซึ่งเราสามารถจำแนกระบบย่อย ของ ระบบสารสนเทศ ด้าน การตลาดได้ดังต่อไปนี้

1. ระบบสารสนเทศสำหรับการขาย สามารถแบ่งออกเป็นระบบย่อย 3 ระบบ ดังต่อ ไปนี้
1.1 ระบบสารสนเทศสำหรับสนับสนุนการขาย จะรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการดำเนินงาน ของ ฝ่ายขาย 
1.2 ระบบสารสนเทศสำหรับวิเคราะห์การขาย จะรวบรวมสารสนเทศในเรื่องของกำไรหรือขาดทุน ของ ผลิตภัณฑ์ ความสามารถของพนักงาน ขายสินค้า ยอดขายของแต่ละเขตการขาย รวมทั้งแนวโน้ม การเติบโตของสินค้า 
1.3 ระบบสารสนเทศสำหรับการวิเคราะห์ลูกค้า จะช่วยในการวิเคราะห์ลูกค้าเพื่อให้ทราบถึง รูปแบบของ การ ซื้อและประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับ เพื่อที่ธุรกิจจะสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างเหมาะสม และมีประสิทธิภาพ
2. ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยตลาด สามารถแบ่งออกเป็นระบบย่อยตามหน้าที่ได้ 2 ระบบ ดังต่อไปนี้ 
         2.1 ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยลูกค้า การวิจัยลูกค้าจะต่างกับการวิเคราะห์ลูกค้าตรงที่ว่าการวิจัยลูกค้า จะมีขอบเขตของการใช้ สารสนเทศกว้างกว่าการวิเคราะห์ลูกค้า โดยการวิจัยลูกค้าจะต้อง การทราบสารสนเทศ ที่เกี่ยว กับลูกค้าในด้านสถานะทางการเงิน การดำเนินธุรกิจ ความพอใจ รสนิยม และพฤติกรรมการบริโภค
         2.2 ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยตลาด การวิจัยตลาดจะให้ความสำคัญกับการหา ขนาดของตลาด ของแต่ ละผลิตภัณฑ์ที่จะนำออกจำหน่าย ซึ่งอาจจะครอบคลุมทั้งในระยะสั้นและระยะยาว หลัก จากนั้นก็จะกำหนดส่วน แบ่ง ตลาดของผลิตภัณฑ์ เพื่อทำการวางแผน กำหนดเป้าหมาย กำหนด กลยุทธ์ และวางแผนกลยุทธ์ สารสนเทศที่เป็นที่ ต้องการของการวิจัยตลาดคือ สภาวะและแนวโน้มทางเศรษฐกิจ ยอดขายในอดีตของ อุตสาหกรรม หรือผลิตภัณฑ์ชนิด เดียวกันในตลาด รวมทั้งภาวะการแข่งขันของผลิตภัณฑ์นี้ด้วย 
3. ระบบสารสนเทศสำหรับการส่งเสริมการขาย เป็นระบบที่ให้ความสำคัญกับแผนงาน ทางด้าน โฆษณา และส่งเสริมการขาย โดยมีวัตถุประสงค์ เพื่อ ส่งเสริม การขาย เพิ่มยอดขายสินค้าและเพิ่มส่วนแบ่ง ตลาดให้สูงขึ้น สารสนเทศที่เป็นที่ต้องการ คือ ยอดขายของสินค้า ทุกชนิดในบริษัท เพื่อ ให้รู้ว่าสินค้าตัวใดต้องการแผนการ ส่งเสริม การขาย และสารสนเทศที่เกี่ยวกับผลกำไร หรือขาดทุนของสินค้าแต่ละ ชนิด 
4. ระบบสารสนเทศสำหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการ เป็นระบบสารสนเทศที่วิเคราะห์ถึงความ เป็นไปได้ของ4. ระบบสารสนเทศสำหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการ เป็นระบบสารสนเทศที่วิเคราะห์ถึงความ เป็นไปได้ของ ผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ลักษณะและ ความ ต้องการของลูกค้าต่อผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือผลิตภัณฑ์ ที่เป็นที่ต้องการของ ลูกค้าแต่ยัง ไม่มีตลาด โดยสารสนเทศที่เป็นต้องการของระบบ ได้แก่ ยอดขายของผลิตภัณฑ์ประเภทเดียวกันในอดีต เพื่อให้ทราบถึง ขนาดและลักษณะของตลาด และการประมาณการต้นทุน เพื่อตอบคำถามให้ได้ว่า สมควร ที่จะออกผลิตภัณฑ์ใหม่หรือไม่
5. ระบบสารสนเทศสำหรับพยากรณ์การขาย เป็นระบบที่ใช้ในการวางแผนการขาย แผนการทำกำไรจากสินค้า หรือบริการ ในช่วงเวลา ใดเวลา หนึ่ง ของบริษัท ซึ่งจะส่งผลไปถึงการวางแผนการผลิต การวาง กำลังคน และงบ ประมาณที่จะใช้เกี่ยวกับการขาย โดยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการ คือ ยอดขายในอดีต สถานะของคู่แข่งขัน สภาวการณ์ ของตลาด และแผนการโฆษณา
6. ระบบสารสนเทศสำหรับการวางแผนกำไร เป็นระบบสารสนเทศที่ให้ความสำคัญกับการวางแผน ทำกำไรทั้ง ในระยะสั้นและระยะยาว ของธุรกิจ โดยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการ คือสารสนเทศจากการวิจัย ตลาด ยอดขายในอดีต สารสนเทศของคู่แข่ง การพยากรณ์การขาย และการโฆษณา 
7. ระบบสารสนเทศสำหรับการกำหนดเวลา การกำหนดราคาของสินค้านับว่าเป็นจิตวิทยาอย่างหนึ่งทางการตลาด เพราะต้องคำนึง ถึงความ ต้อง การของลูกค้า คู่แข่งขัน กำลังซื้อของลูกค้า โดยปกติแล้ว ราคาสินค้าจะตั้งราคาต้นทุน รวมกับร้อยละของกำไรที่ต้องการ โดยสารสนเทศที่ต้องการ ได้แก่ ตัวเลขกำไรของผลิตภัณฑ์ในอดีต เพื่อทำการ ปรับปรุงราคาให้ได้สัดส่วนของกำไรคงเดิม ในกรณีที่ต้นทุนมีการ เปลี่ยนแปลง 
8. ระบบสารสนเทศสำหรับการควบคุมค่าใช้จ่าย บุคคลที่เป็นผู้ควบคุมค่าใช้จ่ายสามารถควบคุมได้โดย ดูจาก รายงาน ของผลการทำกำไรกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงหรือสาเหตุของการตลาดเคลื่อนของ ค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยว ข้องกับการขาย รวมถึงค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น เงินเดือน ค่าโฆษณา ค่าส่วนแบ่งการขาย เป็นต้น

ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินงาน

การผลิต (Production) เป็นกระบวนการแปรรูปทรัพยากรการผลิต เช่น วัตถุดิบ แรงงาน และพลังงาน ให้เป็น ผลิตภัณฑ์ ที่พร้อม ในการจัดจำหน่ายแก่ลูกค้า ซึ่งเราจะเรียกการผลิตในหน่วยบริการว่า "การดำเนินงาน (Operations)" โดยที่แหล่ง ข้อมูลในการผลิตและการดำเนินงานขององค์การมีดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลการผลิต/ การดำเนินงาน (Production/Operations Data) เป็นข้อมูลจากกระบวนการ ผลิตหรือ การให้บริการ ซึ่งจะแสดงภาพปัจจุบันของระบบการผลิตของธุรกิจว่ามีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด และมีปัญหา อย่างไรในการดำเนินงาน 
2. ข้อมูลสินค้าคงคลัง (Inventory Data) บันทึกปริมาณวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูปที่เก็บไว้ในโกดัง โดยผู้จัดการ ต้อง พยายามจัดให้มีสินค้าคงคลังในปริมาณไม่เกินความจำเป็น หรือขาดแคลนเมื่อเกิดความต้องการขึ้น
3. ข้อมูลจากผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier Data) เป็นข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณ คุณสมบัติ และราคาวัตถุดิบตลอดจนช่อง ทาง และต้นทุนในการลำเลียงวัตถุดิบ ปัจจุบันการพัฒนาระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) หรือที่เรียกว่า EDI ช่วยให้การประสานงานระหว่างผู้ขายวัตถุดิบ ธุรกิจ และลูกค้ามีประสิทธิภาพ มากขึ้น
4. ข้อมูลแรงงานและบุคลากร (Labor Force and Personnel Data) ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานในสายการ ผลิตและ ปฏิบัติงาน เช่น อายุ การศึกษา และประสบการณ์ เป็นต้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการ จัดบุคลากรให้สอดคล้อง กับงาน 
5. กลยุทธ์องค์การ (Corporate Strategy) แผนกลยุทธ์ขององค์การจะเป็นแม่แบบและแนวทางบในการกำหนด ยุทธ์ การผลิตและการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพ

การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินงานขององค์การ นอกจากจะส่งผลต่อการพัฒนาผลิตผล (Productivity) ของธุรกิจ โดยเฉพาะการปฏิบัติ ตั้งแต่ การตัดสินใจเกี่ยวกับการออกแบบและการพัฒนา ผลิตภัณฑ์ หรือบริการ การปรับปรุง กระบวนการผลิต การควบคุมสินค้าคงคลังการวางแผนคุณภาพ การเพิ่มผลิตผล และการควบคุมต้นทุนขององค์การ ให้มี ประสิทธิภาพขึ้น 

              การวางแผนความต้องการวัสดุ การบริหารทรัพยากรการผลิต โดยเฉพาะวัตถุดิบ (Raw Materials) เป็นหัวใจสำคัญของการจัดการด้าน การ ดำเนิน งานการผลิต ถ้าธุรกิจมีปริมาณวัตถุดิบมากเกินไปจะทำให้มีค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสูง แต่ถ้ามีปริมาณวัตถุดิบ น้อยเกินไป ก่อให้เกิดผลกระทบต่อแผนและกระบวนการผลิตตลอดจนก่อให้เกิดค่าเสียหายโอกาสทางธุรกิจ การวางแผน ความต้องการวัสดุ (Material Requirement Planning) หรือที่เรียกว่า MRP เป็นระบบสารสนเทศที่รวบรวม ข้อมูลเกี่ยวกับระบบการผลิต เพื่อประกอบการวางแผนควงามต้องการวัสดุเพื่อให้ธุรกิจสามารถจัดการ วัตถุดิบอย่าง มีประสิทธิภาพโดย MRP ให้ความสำคัญกับสิ่งต่อไปนี้
1. ไม่เก็บวัตถุดิบเพื่อรอการใช้งานไว้นานเกินไป ซึ่งก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา และความเสี่ยง ในการสูญหาย หรือสูญเสีย
2. รายงานผลการผลิต และความเสียหายที่เกิดขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนด
3. ควบคุมสินค้าคงคลังอย่างเป็นระบบ
4. มีการตรวจสอบ แก้ไข และติดตามผลข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น
โดยที่ MRP มีบทบาทต่อระบบการ ผลิต ของ องค์การ ตั้งแต่การจัดหาวัสดุ เพื่อทำการผลิตโดยการกำหนด ปริมาณ และระยะเวลาในการสั่งที่ประหยัดค่าใช้จ่าย ตลอดจนจัดเตรียมรายละเอียดของการผลิตในอนาคต ซึ่งเรา สามารถสรุปว่า MRP มีข้อดี ดังต่อไปนี้
1. ลดการขาดแคลนวัตถุดิบที่จำเป็นในการผลิต
2. ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาวัตถุดิบและสินค้าคงคลัง
3. ช่วยให้บุคลากรมีเวลาในการปฏิบัติงานอื่นมากขึ้น
4. ประหยัดแรงงาน เวลา และค่าใช้จ่ายในการติดตามวัตถุดิบ
5. ช่วยให้องค์การสามารถปรับตัวอย่างรวดเร็วตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
นอกจากระบบ MRP แล้วได้มีผู้พัฒนาเทคโนโลยีการผลิตและการดำเนินงาน เช่น การจัดการคุณภาพโดยรวม (Total Quality Management) หรือที่เรียกว่า TQM และการผลิตแบบทันเวลาพอดี (Just - in - time Production) หรือ ที่เรียกว่า JIT เพื่อให้การผลิตที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงขึ้น  ซึ่งต่างต้องอาศัย ระบบสารสนเทศ ที่มีประสิทธิภาพ เกี่ยวข้องกับผู้ขายวัตถุดิบ (Supplier) และลูกค้าภายนอกองค์การ ตลอดจนบุคลากร ต้องมีความรู้และความสามารถ ในการใช้ งาน ระบบสารสนเทศด้านการผลิตขององค์การอย่างเต็มที่

6. ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินการ (Production and Operations Information System) 

            การผลิต (production) เป็นกระบวนการแปรรูปทรัพยากรการผลิต เช่น วัตถุดิบ แรงงาน และ พลังงาน ให้เป็นผลิตภัณฑ์ที่พร้อมในการจัดจำหน่ายแก่ลูกค้า โดยผู้ผลิตต้องพยากรณ์ปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า โดยไม่ให้มีจำนวนมากหรือน้อยจนเกินไป ตลอดจนควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์เป็นที่ต้องการของลูกค้า โดยมีต้นทุนการผลิตที่เหมาะสม ปัจจุบันการขยายตัวของธุรกิจจากการผลิตเข้าสู่สังคมบริการ ทำให้มีการประยุกต์หลักการของการจัดการผลิตกับงานด้านบริการ ซึ่งเราจะเรียกการผลิตในหน่วยบริการว่า "การดำเนินงาน (operations)" โดยที่แหล่งข้อมูลในการผลิตและการดำเนินงานขององค์การมีดังต่อไปนี้

    1.  ข้อมูลการผลิต/การดำเนินงาน (production/operations data)  เป็นข้อมูลจากกระบวนการผลิตหรือการให้บริการ ซึ่งจะแสดงภาพปัจจุบันของระบบการผลิตของธุรกิจว่ามีประสทธิภาพมากน้อยเพียงใด และมีปัญหาอย่างไรในการดำเนินงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนในการแก้ปัญหาและการพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงานในอนาคต           

  2.  ข้อมูลสินค้าคงคลัง (inventory data) บันทึกปริมาณวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูปที่เก็บไว้ในโกดัง โดยผู้จัดการต้องพยายามจัดให้มีสินค้าคงคลังในปริมาณไม่เกินความจำเป็นหรือขาดแคลนเมื่อเกิดความต้องการขึ้น           

  3.  ข้อมูลจากผู้ขายวัตถุดิบ (supplier data)  เป็นข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณ คุณสมบัติ และราคาวัตถุดิบ ตลอดจนช่วงทางและต้นทุนในการลำเลียงวัตถุดิบ ปัจจุบันการพัฒนาระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (electronic data interchange) หรือที่เรียกว่า EDI ช่วยให้การประสานงานระหว่างผู้ขายวัตถุดิบ ธุรกิจ และลูกค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น        

  4.  ข้อมูลแรงงานและบุคลากร (labor force and personnel data) ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานในสายการผลิตและปฏิบัติการ เช่น อายุ การศึกษา และประสบการณ์ เป็นต้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการจัดบุคลากรให้สอดคล้องกับงาน ขณะที่ข้อมูลภายนอกเกี่ยวกับตลาดแรงงานจะเป็นประโยชน์ในการวางแผนและจัดหาแรงงานทดแทน และการกำหนดอัตราค่าจ้างอย่างเหมาะสม      

  5.  กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy)  แผนกลยุทธ์ขององค์การจะเป็นแม่บทและแนวทางในการกำหนดกลยุทธ์การผลิตแลการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพ                 การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินงานขององค์การ นอกจากจะส่งผลต่อการพัฒนาผลิตผล (productivity) ของธุรกิจ โดยเฉพาะการปฏิบัติ ตั้งแต่การตัดสินใจเกี่ยวกับการออกแบบและการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการ การปรับปรุงกระบวนการผลิต การควบคุมสินค้าคงคลัง การวางแผนคุณภาพ การเพิ่มผลผลิต และการควบคุมต้นทุนขององค์การให้มีประสิทธิภาพขึ้น ทำให้ระบบอุตสาหกรรมและระบบเศรษฐกิจโดยรวมเติบโตแล้ว ยังส่งผลต่อความคล่องตัวในการปฏิบัติงานและการจัดรูปแบบความสัมพันธ์ทางสังคมโดยทางตรงและทางอ้อม  

การวางแผนความต้องการวัสดุ

                การบริหารทรัพยากรการผลิต โดยเฉพาะวัตถุดิบ (raw materials) เป็นหัวใจสำคัญของการจัดการด้านการดำเนินงานการผลิต ถ้าธุรกิจมีปริมาณวัตถุดิบมากเกินไปจะทำให้ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสูง แต่ถ้ามีปริมาณวัตถุดิบน้อยเกินไปก็จะก่อให้เกิดผลกระทบต่อแผนและกระบวนการผลิต ตลอดจนก่อให้เกิดค่าเสียโอกาสทางธุรกิจ  การวางแผนความต้องการวัสดุ (material requirement planning) หรือที่เรียกว่า MRP เป็นระบบสารสนเทศที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับระบบการผลิต  เพื่อประกอบการวางแผนความต้องการวัสดุเพื่อให้ธุรกิจสามารถจัดการวัตถุดิบอย่างมีประสิทธิภาพ โดย MRP ให้ความสำคัญกับสิ่งต่อไปนี้

        1. ไม่เก็บวัตถุดิบเพื่อรอการใช้งานไว้นานเกินไป ซึ่งก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาและความเสี่ยงในการสูญหายหรือสูญเสีย

         2. รายงานผลการผลิตและความเสียหายที่เกิดขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนด

         3. ควบคุมสินค้าคงคลังอย่างเป็นระบบ

4.  มีการตรวจสอบ แก้ไข และติดตามผลข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น   โดยที่ MRP  มีบทบาทต่อระบบการผลิตขององค์การตั้งแต่การจัดหาวัสดุ เพื่อทำการผลิตโดยการกำหนดปริมาณและระยะเวลาในการสั่งที่ประหยัดค่าใช้จ่าย ตลอดจนจัดเตรียมรายละเอียดของการผลิตในอนาคตซึ่งเราสามารถสรุปว่า MRP  มีข้อดีดังต่อไปนี้               

• ลดการขาดแคลนวัตถุดิบที่จำเป็นในการผลิต
• ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาวัตถุดิบและสินค้าคงคลัง
• ช่วยให้บุคลากรมีเวลาในการปฏิบัติงานอื่นมากขึ้น
• ประหยัดแรงงาน เวลา และค่าใช้จ่ายในการติดตามวัตถุดิบ
• ช่วยให้องค์การสามารถปรับตัวอย่างรวดเร็วตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น นอกจากระบบ MRP แล้ว ได้มีผู้พัฒนาเทคโนโลยีการผลิตและการดำเนินงาน เช่น การจัดการคุณภาพโดยรวม (total quality management) หรือที่เรียกว่า TQM และการผลิตแบบทันเวลาพอดี (just-in-time production) หรือที่เรียกว่า JIT เพื่อให้ได้การผลิตที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงขึ้น ซึ่งต่างต้องอาศัยระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ เกี่ยวข้องกับผู้ขายวัตถุดิบ (supplier) และลูกค้าภายนอกองค์การ ตลอดจนบุคลากรต้องมีความรู้และความสามารถในการใช้งานระบบสารสนเทศด้านการผลิตขององค์การอย่างเต็มที่

7. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System)

                ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System) หรือ HRIS หรือระบบสารสนเทศสำหรับบริหารงานบุคคล (Personal Information System) หรือ PIS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดำเนิน ทางการวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ โดยที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลจะมีดังนี้
1. ข้อมูลบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ซึ่งประกอบด้วยประวัติเงินเดือน และสวัสดิการ เป็นต้น
2. ผังองค์การ แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงาน และแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล
3. ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิด ที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้น แต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมืองซึ่งต้องกา รข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ เป็นต้น

การพัฒนาระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลต้องพิจารณาปัจจัยสำคัญ 5 ประการ ต่อไปนี้
1. ความสามารถ (Capability) หมายถึง ความพร้อมขององค์การและบุคคลในการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยต้องพิจารณาความสามารถของบุคลากร 3 กลุ่ม คือ
1.1 ผู้บริหารระดับสูงต้องพร้อมที่จะสนับสนุนด้านนโยบาย กำลังคน กำลังเงิน และวัสดุอุปกรณ์ในการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์การ
1.2 ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องมีความรู้ ความเข้าใจ และตื่นตัวในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ เพื่อให้การทำงานในหน่วย งาน มีความคล่องตัวขึ้น
1.3 ฝ่ายสารสนเทศที่ต้องทำความเข้าใจและออกแบบระบบงานให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ในแต่ละกลุ่ม

2. การควบคุม (Control) การพัฒนา HRIS จะให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของสารสนเทศ โดยเฉพาะการเข้าถึงและความถูกต้องของข้อมูล เนื่องจากข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลจะเกี่ยวข้อง กับความเป็นส่วนตัวของสมาชิกแต่ละคน ซึ่งจะมีผลต่อชื่อเสียง และผลได้-เสียของบุคคลจึงต้อง มีการจัด ระบบการเข้าถึงและการจัดการข้อมูลที่รัดกุม 

3. ต้นทุน (Cost) ปกติการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลจะมีต้นทุนที่สูง ขณะเดียวกันก็จะไม่เห็นผลตอบแทนที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยน แปลงขององค์การทั้งในด้านการขยายตัวและหดตัว ซึ่งจะมีผลกระทบต่อบุคลากร 

4. การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึง การพัฒนาระบบสารสนเทศต้องศึกษาการไหลเวียนของสารสนเทศ (Information Flow) ภายในองค์การและความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับสภาพ แวดล้อมภายนอก 

5. ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage) ปัจจุบันการพัฒนา HRIS ไม่เพียงแต่ช่วยให้การ ดำเนินงานขององค์การ มี ประสิทธิภาพขึ้น 

ปัจจุบันเราต่างยอมรับว่า คนเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจ แต่ทรัพยากรบุคคลเป็นทรัพยากรมีค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจต้องรับภาระทั้งทางตรงและทางอ้อม เช่น เงินเดือน สวัสดิการ และข้อผูกพันในสัญญาจ้างงาน HRIS เป็นระบบสารสนเทศที่นำเสนอข้อมูลการตัดสินใจซึ่ง เกิดประโยชน์แก่ทั้ง องค์การและ สมาชิกแต่ละคน ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับงานด้าน ทรัพยากรบุคคลอย่างถูกต้องขึ้น

สรุป ปัจจุบันสมาชิกหลายส่วนในสังคมสมัยใหม่ได้เริ่มตระหนักถึงศักยภาพของเทคโนโลยีสารสนเทศที่เข้ามามีบทบาทในการเปลี่ยนรูปของระบบเศรษฐกิจ สังคม และการเมืองได้ ชัดเจนกว่าในอดีต นอกจากนี้เทคโนโลยีสารสนเทศยังสร้างความเปลี่ยนแปลงต่อการทำกิจกรรมและ ต่อความสัมพันธ์ของ ภาค ธุรกิจทั้งใน ระดับองค์การ กลุ่ม และบุคคล เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้การดำเนิน งานขององค์การสะดวก รวดเร็ว และถูกต้อง ตัวอย่างเช่น การเงิน และการธนาคารที่บุคคลและสถาบันการเงินสามารถกระทำธุรกิจทางการเงินระหว่างกัน แม้จะอยู่ห่างกันทางระยะทางการขนส่งวัสดุภัณฑ์ที่ สามารถ ตรวจสอบพิกัดของสิ่งของ สายการบินที่สามารถสำรองที่นั่ง ตรวจสอบความพร้อมด้านการบิน รวบรวมข้อมูลของผู้โดยสาร หรือธุรกิจขาย สินค้าทาง โทรทัศน์ ซึ่งลูกค้าสมารถสั่งซื้อผ่านเครือใยแก้ว เป็นต้น ซึ่งเป็นการพัฒนาประสิทธิภาพและประเมินผลขององค์การ นอกจากนี้เทคโนโลยีสารสนเทศ กลายเป็นปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จขององค์การ โดยเฉพาะในภาคธุรกิจที่มีการแข่งขันกันอย่างรุนแรง

8.  ระบบสารสนเทศในงานเลขานุการ

ศึกษาและปฏิบัติเกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีมาใช้ในงานติดต่อสื่อสาร งานจัดเก็บเอกสารงานสืบค้นข้อมูล                            

1.  งานวางแผน หมายถึง  จากพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถานปี พ.ศ. 2525 ไม่ได้บอก ความหมายของคำว่าวางแผน คำนี้โดยตรง แต่จะให้ความหมายของคำแต่ละคำดังนี้ วาง หมายถึง กำหนด, ตั้ง แผน หมายถึงสิ่งที่กำหนด คือ เป็นแนวดำเนินการ ดังนั้น หากแปลความหมายรวม ๆ กัน คงจะหมายถึง การกำหนดสิ่งที่จะยึดถือเป็นแนวทางในการดำเนินงานศาสตราจารย์ มาลัย หุวะนันทน์ กล่าวไว้ในหนังสือเรื่องวัตถุประสงค์นโยบาย และแผนว่า การวางแผน คือ กระบวนการขั้นหนึ่งในการบริหารงานให้สำเร็จลุล่วงตามวัตถุประสงค์ และนโยบายที่กำหนดไว้แผนเป็นเรื่องเกี่ยวกับการใช้ความรู้ทางวิทยาการ และการวินิจฉัยเหตุการณ์ในอนาคต แล้วกำหนดวิธีการโดยถูกต้องและมีเหตุผล เพื่อให้การดำเนินงานตามแผนเป็นไปโดยเรียบร้อยสมบูรณ์ และมีประสิทธิภาพมากที่สุด

2.  งานนัดหมาย   การนัดหมายเป็นกิจกรรมที่คุณจัดกำหนดการไว้ในปฏิทินของคุณ ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับการเชิญบุคคลอื่นหรือการสงวนทรัพยากรไว้ คุณสามารถจัดกำหนดการการนัดหมายที่เป็นกิจวัตร ดูการนัดหมายตามวัน สัปดาห์ หรือเดือน และตั้งค่าตัวเตือนสำหรับการนัดหมายของคุณได้

คุณสามารถระบุวิธีที่การนัดหมายในปฏิทินของคุณปรากฏต่อบุคคลอื่นได้ด้วยการกำหนดเวลาของการนัดหมายเป็นไม่ว่าง ว่าง ไม่แน่นอน หรือไม่อยู่ที่สำนักงาน นอกจากนี้ บุคคลอื่นๆ สามารถให้สิทธิ์คุณในการจัดกำหนดการหรือทำการเปลี่ยนแปลงการนัดหมายในปฏิทินของพวกเขาได้

3.  งานจัดประชุมสัมมนา  มีจุดมุ่งหมาย  องค์ประกอบ  กระบวนการ รูปแบบและเทคนิคการจัดสัมมนา  ความหมายของการประชาสัมพันธ์  การดำเนินงานประชาสัมพันธ์ศึกษาวิเคราะห์และวิจารณ์ในการดำเนินงานการประชาสัมพันธ์เพื่อให้เข้าใจถึงอุปสรรคและข้อเท็จจริงตลอดจนการหาแนวทางแก้ไขปัญหาในเรื่องต่างๆ ของการประชาสัมพันธ์ ฝึกจัดสถานการณ์จำลองในการสัมมนาปัญหาการประชาสัมพันธ์ และฝึกจัดสัมมนาการประชาสัมพันธ์ในสถานการณ์จริง

4.  การนำเสนอข้อมูล การใช้อินเตอร์เน็ต

•  บรรยายและสาธิต
•  แบ่งกลุ่มนำเสนอเทคนิคการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์
•  ปฏิบัติงานและวิพากษ์ผลงาน
•  จัดทำโครงการ ประยุกต์ความรู้ความเข้าใจ จัดแสดงเป็นนิทรรศการปลายภาคเรียน